10 советов по Microsoft Word, которые вам нужно изучить прямо сейчас

Если у вас есть компьютер, вы можете подумать, что вам не нужны советы по Microsoft Word. Ведь ему уже 40 лет, и наверняка все его тайны уже давно раскрыты. Мальчик, у нас есть новости для тебя.

Независимо от того, используете ли вы Word постоянно или открываете его только тогда, когда вам нужно стереть пыль со своего резюме, вам придется пойти немного дальше, чем выделение жирным шрифтом и подчеркиванием, чтобы по-настоящему получить от него максимальную пользу. К счастью для вас, мы окунули сковороду в реку вариантов и вытащили несколько советов, которые являются настоящим золотом.

1. Создайте поддельные фрагменты текста с помощью инструмента lorem ipsum.

Люди, которые не работают со словами, возможно, не знают, что lorem ipsum — это симлиш письменного слова. Это просто тарабарщина — куски букв, похожие на слова, которые помогают людям визуализировать, как текст выглядит на веб-сайте, в журнале, книге или стилизованном документе.

(По теме: Станьте лучшим писателем с помощью этих онлайн-инструментов)

Если вы больше склонны разрабатывать документы, чем писать их, или предпочитаете откладывать черновики, возясь с форматом страницы, вы можете использовать lorem ipsum в Word. Вам даже не нужно открывать меню — просто введите =Знания() где-нибудь на странице нажмите Входитьи все готово.

По умолчанию команда создаст пять коротких абзацев текста. Если вам этого недостаточно, вы можете указать Word, сколько вы хотите, добавив число в скобках. Итак, если вам нужно 12 абзацев, введите = Лор (12)и наслаждайтесь свободным текстом.

2. Добавьте временную метку к своей работе.

Если у вас есть шаблон документа, который вам постоянно приходится обновлять, указывая текущую дату, в Word есть инструмент, который избавит вас от необходимости смотреть в угол экрана и шептать: «Какой сегодня день?» самому себе.

Вы можете добавить временную метку к документу, перейдя в Вставлять вкладку и нажмите кнопку Вставьте дату и время инструмент — это небольшой значок календаря с часами вверху, слева от Уравнение кнопка.

В появившемся окне вы сможете выбрать из длинного списка форматов времени, например, классический двузначный «месяц/день/год» или даже тот, который включает точную секунду, когда вы вставили его в документ. По умолчанию эта функция будет статической, если вы не установите флажок прямо под списком рядом с Обновлять автоматически. Как только вы закончите, нажмите ХОРОШО и тебе будет хорошо идти.

Если вы сотрудничаете с людьми из других стран или работаете на языке, отличном от языка вашей системы по умолчанию, Вставьте дату и время В окне появится раскрывающееся меню, в котором вы сможете изменить жаргон и параметры формата даты. Microsoft немедленно покажет вам языки, которые вы добавили в свою операционную систему, поэтому, если вам нужно использовать тот, которого там нет, вам придется добавить его через Настройкис последующим Время и язык (Окна) или Системные настройки > Общий > Язык и регион (МакОС).

3. Подпишите документы в Microsoft Word.

В какой-то момент для подписания документа, полученного по электронной почте, вам нужно было распечатать его, подписать, а затем сфотографировать. Или, что еще хуже, отсканируйте его. Сегодня Word позволяет обойти физический аспект подписания документа с помощью Формы вариант.

Перейти к Вставлять вкладка, нажмите на Формыи выберите закорючку под Линии. Это позволит вам использовать курсор как ручку для рисования подписи, которую вы затем сможете перемещать по документу и даже копировать/вырезать и вставлять ее, когда захотите. Конечно, нарисовать подпись с помощью мыши — не самая простая и удобная задача, но, немного потренировавшись, она станет проще.

С другой стороны, если вы подписываете важный документ и не можете выносить вид своей шаткой подписи, которая все время стоит там, есть другой вариант. Если вы подписчик Office 365 и у вас есть компьютер, вы можете использовать твой трекпад подписать с помощью функции Draw.

Перейти к Рисовать вкладку и включите тумблер выше Рисуйте с помощью трекпада. Word покажет вам прямоугольную область на экране — заполните ее, рисуя пальцем на трекпаде. Вам не нужно нажимать или что-то в этом роде, просто перемещайте палец. Двумя пальцами переместите область в другое место на экране (полезно, если вам нужно установить флажок), а когда закончите, нажмите любую клавишу. Тогда ваши каракули будут вести себя как объекты, размер которых можно изменять, копировать/вырезать и вставлять в документ.

4. Избавьтесь от отвлекающих факторов с помощью режима фокусировки Microsoft.

Единственное, что Word (или любой текстовый процессор, если уж на то пошло) не сможет сделать за вас, — это на самом деле написать то, что вам нужно написать. Вы можете найти вдохновение в другом месте, но, в конце концов, ваши слова должны быть вашими. Как бы просто это ни звучало, сделать это непросто.

Помогите себе, не отвлекаясь, с помощью режима фокусировки Microsoft. Эта функция переводит ваш документ в полноэкранный режим с черным фоном, так что вам буквально нечего делать, кроме как вводить слова. В представлении по умолчанию даже не будет отображаться главная панель навигации или лента со всеми параметрами, к которым вы привыкли. . Но они все еще здесь — просто переместите указатель в верхнюю часть экрана, и варианты прокрутятся вниз. Да, и все это монохромно, так что вы не будете отвлекаться на красивые цвета.

Чтобы активировать режим фокусировки, перейдите в Вид и выбери Фокус. Вы можете выйти из этой функции в любой момент, нажав кнопку Esc ключ.

5. Позвольте Word оценить ваш текст по шкале читабельности.

Как мы уже говорили, Word не может сочинять за вас прозу, но может быть полезным редактором. Программа может оценить ваше письмо и сказать, что вам нужно улучшить, чтобы ваш текст подходил вашей аудитории.

Если слова уже есть на странице, перейдите к Инструменты, Орфография и грамматикаи выберите Редактор. Справа от экрана появится боковая панель, показывающая общий балл за ваше письмо и три области, которые вы можете улучшить: Написание, Грамматикаи Лаконичность. Нажмите на каждый из них, чтобы просмотреть предложения Word. Имейте в виду, что это всего лишь программа, поэтому вполне возможно, что некоторые ее рекомендации вообще не будут иметь для вас смысла. В этом случае вы можете игнорировать их.

В нижней части боковой панели происходит волшебство: нажмите Статистика документаи через пару секунд вы увидите окно с подробной информацией о вашем документе, например, количеством слов и предложений, а также средним числом символов в слове.

Но самое интересное находится под Читабельность. Там Word покажет вам оценку вашего текста на основе показателей легкости чтения Флеша и индексов уровня успеваемости Флеша-Кинкейда. Соответственно, цель этих систем — определить, насколько легко читать документ и какой уровень чтения в школьном классе должен иметь ваша аудитория, чтобы полностью и легко его понять.

В случае с оценкой легкости чтения, чем выше число, тем легче понять. В общем, вы хотите, чтобы все, что вы пишете, было между 70 и 80а это значит, что среднестатистическому взрослому человеку будет довольно легко его понять. В то же время индекс Флеша-Кинкейда использует в качестве параметров уровни обучения в системе образования США и может помочь вам оценить, подходит ли ваш текст вашей аудитории — например, если вы выступаете на научной конференции, высокий балл не будет быть проблемой.

От верхнего края страницы до абзаца выше Word сообщает, что эта история имеет оценку читабельности 65, что не идеально, но именно поэтому у нас все еще есть редакторы-люди. (Если вам интересно, оценка улучшилась после того, как над ней поработал мой редактор.)

6. Выделите целое предложение одним щелчком мыши.

Говоря о редактировании, при написании текста в Word выделение текста — один из лучших способов переместить предложения и избавиться от того, что не работает.

Вы, вероятно, используете ярлыки, такие как Шифт + стрелка для выделения текста посимвольно и Shift + Option + стрелка (Мак) или Shift + Control + стрелка (Windows), чтобы прочитать слово за словом. Если вы редактор-мясник, вы можете просто трижды щелкнуть абзац, чтобы выбрать и уничтожить его целиком. Но Word предлагает еще один вариант: выбрать одно предложение одним щелчком мыши. Хитрость заключается в том, чтобы удерживать Команда (Мак) или Контроль (Windows), пока вы это делаете.

7. Переключайтесь между горячими точками редактирования.

Более узкоспециализированный, но все же полезный совет — используйте сочетание клавиш для переключения между правками. Ударять Шифт + Ф5 и Microsoft вернет вас к последнему месту, где вы редактировали текст. Нажмите еще раз, и вы перейдете к предыдущему.

Имейте в виду, что если ваш ноутбук или клавиатура использует ряд клавиш F для других функций (например, отключения звука на компьютере или регулировки яркости экрана), вам, возможно, придется добавить Функция или Фн ключ перед этим ярлыком. Это сообщит вашему компьютеру, что вы используете F5 вместо F5 и не собираетесь, скажем, настраивать подсветку клавиатуры.

Это невероятно полезно, если вы редактируете особенно длинный документ или находитесь на последних стадиях редактирования, когда изменений может быть мало и они сильно отличаются друг от друга.

8. Найдите и замените невидимые символы

Если вы когда-либо сталкивались с сильно отформатированным документом или задавались вопросом, почему нажатие клавиши Enter не дает вам правильного интервала, возможно, вы столкнулись со скрытыми или невидимыми символами.

Видите ли, большинство вещей в документе имеют характер, даже пространство между абзацами. Если вам нужно увидеть, с чем вы имеете дело, вы можете попросить Microsoft показать вам, нажав Команда + 8 (Мак) или Ctrl + Shift + 8 (Окна). Когда вы это сделаете, вы увидите несколько новых персонажей, окрашенных в другой цвет. Некоторые из наиболее распространенных — это подвешенная точка между словами, которая обозначает один пробел, и левая буква «P», что означает разрыв одного абзаца.

Вероятно, вы не будете использовать этот ярлык для простых документов, но если вы воспользуетесь шаблоном, найденным в Word или в Интернете, это может помочь вам понять, что не так, если файл начнет работать неправильно.

9. Защитите свои документы паролем

Не все, что вы пишете, предназначено для чтения всеми, и если вы хотите быть уверенным, что даже самые шпионы не прочитают то, над чем вы работаете, вы можете защитить документы Word паролем.

В зависимости от вашей версии Word вы можете найти эту опцию, нажав Файл, Информацияа потом Защитить документ. В следующем меню вы найдете список того, что вы можете сделать, например, ограничить редактирование или предоставить доступ к файлу только определенным людям. Но если вы хотите пойти более безопасным путем, выберите Зашифровать паролем и следуйте инструкциям.

(Связано: хватит уже выбирать плохие пароли)

В версии Word 2023 вы найдете Защитить документ вариант под Обзор вкладка. В следующем окне будет показано, что вы можете сделать: от установки пароля для доступа к документу до запроса учетных данных для определенных действий, таких как просмотр комментариев, редактирование или отслеживание изменений. Введите свой пароль (запомните его или сохраните в надежном месте) и нажмите ХОРОШО закончить.

10. Идеально выровняйте все объекты

Когда дело доходит до вставки объектов в документ, Word предоставляет вам большую свободу. Вы можете вставлять изображения, видео, GIF-файлы и рисунки и перемещать их куда угодно.

Но из-за всей этой свободы иногда бывает трудно определить, правильно ли выровнены графики, которые вы добавляете в свой годовой отчет. И вы потратили слишком много часов на работу, чтобы позволить изображению испортить вам день.

Чтобы убедиться, что все находится на своих местах, используйте сетку. Под Макет вкладка, нажмите Выровнятьи в раскрывающемся меню выберите Просмотр линий сетки. Эта опция немедленно наложит сетку на рабочую область вашей страницы, которую вы можете использовать в качестве ссылки, чтобы точно увидеть, где разместить объекты, или убедиться, что они все одного размера. В меню «Выравнивание» вы также можете нажать Настройки сетки чтобы настроить параметры, например, к какой области объектов страницы будут привязаны или размер сетки. Когда вы закончите, нажмите ХОРОШО чтобы сохранить настройки.