3 совета по работе с таблицами, которые помогут новичкам почувствовать себя профессионалами

Давайте все вместе и посмотрим правде в глаза: электронные таблицы могут быть пугающими. Конечно, добавлять границы и раскрашивать ячейки в разные цвета легко, и, возможно, вы даже знаете, как использовать базовые функции, такие как SUM и AVG. Удивительный.

Но реальность такова, что вам нужно действительно знать, что вы делаете, чтобы раскрыть истинную мощь таких платформ, как Microsoft Excel или Google Sheets. Путь долог, и постоянные обновления потребуют от вас быть в курсе новых инструментов и функций.

Тем не менее, каждому нужно с чего-то начинать, поэтому вот три основных приема работы с электронными таблицами для начинающих, независимо от того, предпочитаете ли вы пакет Microsoft или возможности совместной работы Google.

Что лучше использовать: Excel или Google Таблицы?

Если вы потерялись в глубинах ТикТока, вы, наверное, видели Мисс Эксель— настоящее имя Кэт Нортон — танцует перед таблицей Excel, обучая пользователей как заморозить колонны во время разрушения ходов в «Ice Ice Baby» группы Vanilla Ice. Даже если вы никогда не интересовались TikTok, знайте, что ее навыки работы с электронными таблицами просто потрясающие.

«Одна из самых больших вещей, которые я вижу, — это то, что люди просто перегружены», — говорит Нортон об обучении зрителей тому, как использовать всю мощь электронных таблиц. «Именно сюда я стараюсь прийти и научить людей. Excel — это инструмент, который поможет вам».

(Связанный: Составление бюджета — это утомительно. Эти трюки облегчают задачу.)

Если вы новичок и у вас нет доступа к Microsoft Office, Google Sheets — вполне достойная замена. Обе платформы схожи, и Нортон говорит, что выбор в основном зависит от предпочтений и доступности. Но если вы работаете с большим количеством данных, у мисс Excel есть неудивительное предпочтение: «Excel намного сильнее с точки зрения анализа данных».

Как использовать ВПР

Нортон говорит, что VLOOKUP — одна из наиболее распространенных и полезных функций, которые вы найдете в программах для работы с электронными таблицами. Это помогает вам найти что-то в столбце, используя ссылку — думайте об этом как о ярлыке «Найти» (Ctrl/Cmd + F) на стероидах. Например, если у вас есть лист с именами, номерами телефонов, адресами, почтовыми индексами, городами и адресами электронной почты в отдельных столбцах, вы можете использовать эту функцию, чтобы быстро найти конкретную информацию о человеке, используя его имя в качестве ссылки.

Чтобы использовать его, введите функцию =ВПР в ячейку, в которой вы хотите отобразить результат. Это выглядит так:

=ВПР(ключ_поиска, диапазон, индекс, (отсортировано))

И в Excel, и в Google Таблицах вы увидите параметры или аргументы, необходимые платформе для получения результата. В данном случае их четыре:

Ключ_поиска

Это ваша ссылка. Здесь вы можете использовать значение ячейки (число в ней), текстовую строку внутри этой ячейки (которую вам всегда нужно будет заключать в кавычки в функции) или номер ячейки (букву столбца). указана ваша ссылка, за которой следует номер строки). В данном примере это будет имя человека, информацию о котором вы ищете — «Джейн Смит».

Диапазон

Это группа ячеек, в которой будет выполняться поиск VLOOKUP. Он должен включать столбец, в котором находится ваш search_key (столбец имени), и все столбцы, в которых могут быть результаты. Вы можете добавить этот параметр, выделив столбцы с помощью мыши или трекпада или указав номер верхней левой ячейки и нижней правой ячейки этого выбора с двоеточием между ними. Если ваш диапазон включает первые 20 строк первых трех столбцов, то ваш диапазон будет A1:C20.

Индекс

Это номер столбца, в котором находится ваш результат. В Excel и Google Sheets столбцы обозначаются буквами, но в данном случае эта буква преобразуется в число, где A — 1, B — 2 и т. д.

(Необязательно) is_sorted

Это самый простой параметр, поскольку у вас есть только два варианта: ИСТИНА или ЛОЖЬ. В Google Sheets последнее используется по умолчанию, и это означает, что платформа будет искать точное совпадение введенного вами search_key. Если вы используете TRUE, платформа также будет предоставлять результаты по похожим search_keys. Это удобно, если у вас есть адресная книга, в которой может быть несколько записей на одного человека, и есть вероятность, что некоторые из них могут быть написаны по-разному, например «Джейн Смит» или «Джейн Смит».

• Для подсказки: Все параметры в скобках являются необязательными. Это означает, что вы можете оставить эти поля пустыми, и функция все равно будет получать результаты.
• Примечание: Единственное важное предостережение этого инструмента заключается в том, что вы не можете искать что-либо слева от места, где находится search_key. Это означает, что если ваш search_key находится в столбце D (или 4), ваш индекс не может быть 2 или 3.

После того, как вы заполнили все свои параметры, закройте круглые скобки и нажмите «Return», чтобы получить результат. Вуаля! Вы только что использовали функцию =VLOOKUP.

Как скопировать и вставить выбранные столбцы

Если у вас большая электронная таблица с большим количеством столбцов, возможно, вам захочется выбрать только определенное количество из них и вставить их в лист, чтобы их было легче читать. Вы можете пойти медленным путем: выберите и скопируйте каждый столбец, перейдите к новой электронной таблице, вставьте скопированные данные и повторите процесс несколько раз, пока не получите всю необходимую информацию. Вы также можете сделать это быстрым способом.

Начните с скрытия столбцов, которые вы не хотите вставлять. В Google Таблицах вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по каждому из них и выбрать Скрыть столбец. В Excel вы можете сделать то же самое или выбрать столбцы, которые хотите скрыть, щелкнув их, одновременно нажимая «Control» на ПК или «Command» на Mac, а затем нажав ярлык. Ctrl + 0.

(Связанный: Повысьте свою продуктивность в Документах и ​​Таблицах Google с помощью скриптов и макросов.)

После этого вы увидите данные, которые хотите вставить. Что произойдет, если вы попытаетесь скопировать его, будет зависеть от платформы, на которой вы находитесь. В Google Sheets вы можете скопировать и вставить таблицу в новую электронную таблицу, и она будет перенесена как есть — скрытые столбцы включены, но все равно скрыты. Но в Excel вы увидите, что программа копирует и отображает скрытые столбцы, потому что, даже если вы их не видите, они все равно там.

Чтобы этого не произошло, выберите таблицу, перейдите в главное меню Excel, перейдите в раздел Найти и выбратьа затем выберите Перейти к специальному. В появившемся всплывающем окне проверьте кружок рядом с Только видимые ячейки и нажмите ХОРОШО. Теперь вы можете скопировать таблицу, исключая скрытые столбцы, и вставить ее в любое место.

Как разделить фразы на ячейки из одного слова

Если вам когда-либо приходилось организовывать контактный лист, вы, вероятно, испытывали трудности с именами. Расположение имени и фамилии в разных столбцах упрощает сортировку контактов в алфавитном порядке. Но если вы имеете дело с файлом, в котором уже есть несколько ячеек с полными именами людей, вы, вероятно, подумали, что копирование и вставка каждой из них — единственный вариант. Это не.

В Excel вставьте столбец справа от столбца с полными именами — здесь будут фамилии. Затем выберите столбец полных имен и в Данные меню, нажмите Текст в столбцы. Во всплывающем окне выберите с разделителями и нажмите Следующий. Выберите, что вы будете использовать в качестве разделителя для слов, которые хотите разделить: пробел, запятую или точку с запятой. Просто установите флажок рядом с тем, который вам нужен. Если персонажа, которого вы хотите использовать, нет в списке, выберите кружок рядом с Другой и скопируйте символ в поле рядом с ним. Нажмите Заканчивать и наслаждайтесь аккуратно организованным списком контактов.

С Google Sheets еще проще. Выберите столбец с текстом, который хотите разделить, затем перейдите к Данныеи выберите Разбить текст на столбцы. Появится крошечное всплывающее окно с вопросом, что платформа должна использовать в качестве разделителя. Вы можете использовать вычислительные мощности Google, выбрав Обнаруживать автоматическиили вы можете сделать, как в Excel, и выбрать разделитель из меню или ввести собственный. Как только вы его выберете, электронная таблица автоматически адаптируется к новым столбцам, и ваш текст будет разделен на разные столбцы.

Выиграйте праздники с помощью справочников подарков PopSci

Делать покупки для кого-нибудь? Рекомендации команды PopSci по подаркам к праздникам означают, что вам никогда не придется покупать еще одну подарочную карту в последнюю минуту.