4 функции Google Docs, о которых вы не знали

Эта история была обновлена. Впервые он был опубликован 3 апреля 2022 года.

Текстовый процессор Google может показаться простым инструментом, но Документы на самом деле полны полезных функций, которые сделают ваш процесс письма лучше и эффективнее. Компания обычно делает объявления, когда на горизонте появляются большие обновления, но некоторые функции неизбежно остаются незамеченными для многих пользователей.

К счастью для вас, мы нашли то, что вы, возможно, пропустили.

Следите за всем с помощью панели активности.

В центре диаграммы Венна, сравнивающей Google Analytics и Google Docs, находится панель активности последнего. Вы можете найти эту функцию в самом низу Инструменты меню, и как только вы его откроете, вы получите кучу данных об использовании этого документа.

На левой боковой панели панели управления нажмите Зрители чтобы увидеть людей, которые могут получить доступ к файлу. Если вы пойдете в Все зрители на вкладке вы сможете увидеть, кто и когда открыл документ, отсортировав его от самого последнего посетителя к самому старому.

(Связанный: Самый лучший ярлык Google Docs, который вы, вероятно, не используете)

Проверьте Тенденция зрителей вкладка, чтобы узнать, сколько посещений документа было за определенный период времени. Используйте раскрывающееся меню в правом верхнем углу, чтобы изменить 14-дневное представление по умолчанию на постоянное изображение или сузить временной интервал до последних семи дней. Вы также можете передвигать пунктирные синие линии на графике, чтобы создать собственный диапазон. Тенденция комментариев вкладка показывает аналогичный график, на этот раз отображающий ежедневную частоту комментариев и ответов, а также количество из них, оставшихся неразрешенными.

Обратите внимание, что на обеих этих вкладках трендов отображаются только цифры, а не имена, поэтому, если вы думали использовать эту функцию, чтобы позвать на что-то своих коллег, это не сработает.

Как сравнивать документы в Google Docs

Преимущество работы с документами в облаке заключается в том, что есть только один файл, к которому могут получить доступ все пользователи, независимо от того, на каком устройстве они находятся.

Но все еще есть люди, которые настаивают на использовании локально сохраненных файлов, что в конечном итоге приводит к появлению нескольких несколько разных версий одного и того же файла с такими именами, как «Final_report_my_edits» или «Final-report-FINAL». И если вы отвечаете за объединение этих документов, то удачи вам.

К счастью, в Google Docs теперь есть Сравнить документы функция, которую вы можете найти под Инструменты меню. Эта функция позволяет объединить два файла, и Google выделит различия между ними.

Чтобы использовать его, откройте документ в Документах Google — это может быть собственный файл или преобразованный файл Word или PDF. Затем перейдите к Инструменты, Сравнить документыи используйте появившееся окно проводника, чтобы погрузиться в свой Google Диск и найти файл, с которым вы хотите сравнить текущий. Затем Документы откроют объединенный документ на новой вкладке и подчеркнут изменения, как если бы они были добавлены.

Если вам нужно объединить более двух документов, вы можете сделать это из нового объединенного файла и повторять процесс, пока не закончите. Это идеальный инструмент для крайне утомительной задачи. Теперь попробуйте убедить своих коллег начать работать в облаке.

Используйте @ в качестве основного ярлыка

Раньше, вводя @ в тексте документа Google позволит вам только упомянуть кого-то и отправить ему уведомление. Это позволит вам попросить коллегу проверить что-то конкретное или поручить задачи группе людей.

Вы все еще можете это сделать, но «Символ @ стал намного полезнее, и вы даже можете использовать его как своего рода ярлык для многих популярных действий в Документах Google. В тот момент, когда вы его наберете, вы увидите появившееся меню со списком возможностей, который начинается с классических упоминаний. Платформа покажет вам два имени, которые вы можете щелкнуть и вставить в основной текст, но вы можете нажать стрелку рядом с Люди чтобы получить еще шесть рекомендаций — обычно это люди, с которыми вы недавно общались.

Меню продолжается другими элементами, такими как Заметки о встрече. Эта функция показывает интеграцию Документов Google с Календарем Google и позволяет вам выбирать события из списка событий в вашем личном календаре. В вашем документе этот блок контента будет содержать ссылки на выбранное вами мероприятие, дату в вашем расписании и имена всех присутствующих. Наконец, вы увидите место для заметок и действий, которые вы можете заполнить тем, что вы обсуждали на выбранной встрече.

Вы также можете вставлять ярлыки к недавним или важным документам на Диске. Это полезно, например, если вы отправляете отчет со ссылками на другие файлы.

Если вы продолжите прокручивать меню @, вы найдете больше элементов для персонализации вашего документа, например ссылку, которая всегда обновляется с учетом сегодняшней даты, событий календаря, горизонтальных линий, флажков, заголовков разных размеров, рисунков, таблиц и т. д.

Это меню особенно полезно, если вам нравятся документы со сложным дизайном и вы используете действия, для которых не требуется сочетание клавиш (например, добавление изображений). Это также пригодится, если вы просто не любите сочетания клавиш.

Теперь, когда вы знаете, как незаметно некоторые полезные функции проникают в Документы Google, возьмите за привычку проверять главное меню на панели навигации. Обратите внимание на синюю этикетку с надписью Новый. Именно так Google маркирует новые инструменты, и кто знает, возможно, следующий, который вы найдете, навсегда изменит ваш способ работы на платформе.

Как отказаться от страниц в Документах Google

Забавно думать о страницах в цифровом мире, главным образом потому, что физические ограничения листа бумаги на экране просто не существуют. Это не помешало практически каждой программе обработки текста форматировать свой интерфейс так, чтобы он имитировал пустую белую страницу. Но теперь, если вы хотите, вы можете убрать весь этот беспорядок на страницах Документов Google.

В начале года, компания анонсировала новую бесстраничную функцию Документовчто позволяет пользователям более эффективно использовать пространство в интерфейсе платформы. Этот режим может пригодиться, если ваше письмо будет опубликовано в Интернете, а не напечатано, и он не позволит вам видеть разрывы страниц в середине текста. Бесстраничный режим Google Doc также позволит вам вставлять в документ более широкие изображения или даже вставлять полноразмерные изображения рядом без ограничений.

Но отсутствие страниц не означает, что вы будете печатать длинные неразборчивые строки, идущие от одной стороны видимой области до другой. Когда вы настроите функцию отсутствия страниц, вы по-прежнему сможете видеть ползунки полей в верхней части экрана и перемещать их влево или вправо в зависимости от того, насколько широким вы хотите, чтобы ваш основной текст был. Чтобы расширить пределы, вы также можете нажать на эти маленькие синие ползунки и выбрать Ширина текста в появившемся меню — там вы сможете выбрать Узкий, Середина (выбрано по умолчанию) и Широкий. В это же меню можно попасть, нажав Вид а потом Ширина текста.

(Связанный: Повысьте свою продуктивность в Документах и ​​Таблицах Google с помощью скриптов и макросов.)

Чтобы активировать функцию бесстраничного просмотра, откройте новый документ и перейдите в раздел Файлзатем Настройка страницы. В появившемся окне нажмите кнопку Без страниц вкладка, а затем ХОРОШОчтобы ваш выбор запомнился. Вы также можете нажать Установить по умолчанию чтобы каждый новый файл Google Docs был бесстраничным.

В качестве забавной дополнительной функции Настройка страницы Меню также позволяет вам легко изменить цвет фона вашего экрана или вашей страницы, если вы решите придерживаться стиля старой школы. Просто откройте Цвет фона или Цвет страницы раскрывающееся меню и выберите любой оттенок, который пожелает ваша душа.