6 важных инструментов Dropbox, которых вам может не хватать

С момента запуска в 2007 г. Дропбокс стала одной из самых популярных платформ для быстрой и эффективной синхронизации файлов между компьютерами и облаком. Вы можете использовать его для обновления файлов на нескольких компьютерах, совместной работы с другими людьми и резервного копирования наиболее важной информации. Но действительно ли вы используете весь потенциал Dropbox? Улучшите свое хранилище с помощью этих шести продвинутых приемов для приложения.

Есть три типа планов Dropbox для отдельных пользователей, основная разница между которыми заключается в объеме доступного хранилища и цене. Есть бесплатный план (2 ГБ облачного хранилища), Dropbox Plus (12 долларов в месяц за 2 ТБ облачного хранилища) и Dropbox Professional (20 долларов в месяц за 3 ТБ облачного хранилища). Конечно, некоторые функции доступны только в рамках определенных планов, поэтому, если ваш текущий уровень не поддерживает некоторые из этих советов, мы сообщим вам, какие из них поддерживают.

1. Храните определенные файлы на своем компьютере.

По умолчанию Dropbox синхронизирует все файлы, которые вы в нем сохранили, с вашим компьютером. Но если вы предпочитаете хранить определенные файлы в облаке, а не на жестком диске, вы можете синхронизировать только некоторые из них. Базовая версия этой функции называется Выборочная синхронизацияи это может быть настоящей находкой, когда на вашем компьютере недостаточно места для хранения данных. Вместо загрузки и синхронизации всех ваших папок, которые могут занимать много места, эта функция удаляет выбранные папки с вашего компьютера. Выборочная синхронизация удобна для хранения больших папок или файлов, которые вы не так часто используете, но все же хотите сохранить в безопасности — например, те 1500 фотографий, которые вы сделали во время отпуска три года назад.

Dropbox по-прежнему будет хранить эти файлы в облаке и на любых других компьютерах, где установлено приложение. На некоторых компьютерах вы можете отказаться от хранения данных Dropbox локально, а если передумаете, всегда сможете отменить изменения и начать синхронизацию заново.

Синхронизируйте файлы с любым местом по вашему желанию. Дэвид Нилд

Вы можете найти опцию «Выборочная синхронизация» в настольном приложении Dropbox для Windows, macOS и Linux. Откройте Предпочтения панели с помощью значка в области уведомлений или в строке меню, затем выберите Синхронизировать и Выборочная синхронизация чтобы выбрать папки. Обратите внимание, что любые новые папки, которые вы добавляете в Dropbox, по умолчанию синхронизируются со всеми вашими компьютерами.

На той же вкладке «Синхронизация» в настройках вы можете получить доступ к расширенной версии этой функции, которая называется Умная синхронизация. Он доступен только в планах Plus и Professional, но позволяет перемещать файлы и папки в облако, сохраняя при этом их значки и миниатюры видимыми на локальном жестком диске — как только вы их откроете, они загрузятся на ваш компьютер. Вы можете управлять этим процессом вручную или автоматически и делать старые файлы доступными только для вас онлайн.

2. Сохраняйте файлы на свой телефон.

На вашем телефоне Dropbox работает не так, как на вашем компьютере. Приложения для Андроид и iOS не сохраняйте и не синхронизируйте файлы на своем устройстве, как это делают настольные приложения для Windows и macOS. Вместо этого они работают как Веб-приложение Dropbox и покажу вам ваши файлы в облаке. Даже когда вы открываете файл на своем телефоне, вы все равно просматриваете его в облаке через подключение для передачи данных, а не загружаете.

Но что, если вы хотите хранить файлы локально на телефоне или планшете? Это позволит вам получить доступ к своим файлам во время путешествия или в противном случае вы не сможете рассчитывать на надежный Wi-Fi или сотовую связь. В таких случаях Dropbox позволяет сохранять файлы на портативные устройства для использования в автономном режиме.

Файлы, доступные в автономном режиме, всегда будут под рукой. Дэвид Нилд

Чтобы загрузить эти файлы, сначала откройте приложение Dropbox. Коснитесь раскрывающегося меню рядом с любым файлом или папкой, затем нажмите кнопку Сделать доступным офлайн вариант. Выбранные файлы будут синхронизированы с вашим телефоном или планшетом, и для подтверждения загрузки появится значок зеленой галочки. Теперь вы сможете открывать эти файлы как с подключением к Интернету, так и без него. Вы можете сделать до 100 папок доступными в автономном режиме, в зависимости от ограничений доступного локального пространства вашего устройства.

Важно отметить, что прежде чем отправиться в путешествие или перевести телефон в режим полета, убедитесь, что вы загрузили самые последние версии сохраненных файлов. Откройте приложение и переключитесь на Оффлайн вкладка (на iOS) или выберите Оффлайн из меню приложения (на Android).

3. Восстановить удаленные файлы

Каждый удаляет файлы случайно, и вернуть их может быть утомительным занятием, а то и полным провалом. Восстановление файлов не всегда имеет счастливый конец, но если то, что вы хотите восстановить, хранилось в папке Dropbox, у вас все еще есть шанс.

Dropbox сохраняет удаленные файлы и папки в течение 30 дней в рамках бесплатного плана и плана Plus и 180 дней в плане Professional. Хорошей новостью является то, что пространство, занимаемое этими файлами, не будет учитываться в общем объеме вашего хранилища Dropbox, поэтому за наличие этой системы безопасности не будет никаких штрафов.

Dropbox упрощает восстановление удаленных файлов. Дэвид Нилд

Чтобы вернуть свои файлы, перейдите в раздел Веб-сайт Dropboxперейдите к прежнему местоположению стертого файла, затем нажмите кнопку Показать удаленные файлы ссылка слева. Они будут выделены серым цветом, и вы сможете вернуть их из цифровой смерти, щелкнув три точки сбоку от конкретной записи и выбрав Восстановить. Либо нажмите кнопку Удаленные файлы ссылку слева в интерфейсе Dropbox, чтобы увидеть файлы, которые вы недавно удалили.

Если вы зарегистрировали учетную запись Plus или Professional, вы можете получить доступ к расширенной версии этой функции под названием Dropbox Rewind. Он откатывает целые папки или весь ваш Dropbox обратно к определенному моменту времени по вашему выбору, поэтому ваши файлы возвращаются к тому состоянию, в котором они были, например, в 15:00 в прошлый вторник. На главном экране веб-интерфейса Dropbox выберите Перемотка Dropbox чтобы выбрать дату и папки.

4. Резервное копирование фотографий из социальных сетей

Dropbox очень хорошо работает с «Если это, то то» или ИФТТТвеб-сервис, который может связывать вместе различные приложения и учетные записи. Вы можете использовать его, например, для автоматической публикации всех ваших фотографий из Твиттера в Instagram. Но вы также можете использовать IFTTT, чтобы связать некоторые свои учетные записи в социальных сетях с Dropbox.

Название IFTTT говорит само за себя. Создав бесплатную учетную запись, вы можете приступить к настройке пользовательских «апплетов» — программ, которые используют триггер («если это») для «затем» выполнения определенного действия («то»). Если вы выберете Инстаграм и Любая новая фотография в качестве триггера и выберите Дропбокс и Добавить файл по URL В результате вашего действия ваш апплет будет брать любую новую фотографию, которую вы публикуете в Instagram, и сохранять ее в вашей учетной записи Dropbox. Вы также можете настроить апплет так, чтобы в ваш Dropbox попадали только фотографии, отмеченные определенным хэштегом. #благословенный.

IFTTT может помочь вам расширить возможности Dropbox. Дэвид Нилд

Вот еще один полезный апплет: выберите Фейсбук и Вы отмечены на фотографии в качестве триггера и еще раз выберите Дропбокс и Добавить файл по URL как желаемое действие. Теперь IFTTT будет сохранять все новые изображения Facebook, на которых вы отмечены с этого момента, прямо в вашем Dropbox, при условии, что у вас есть разрешение на их просмотр на Facebook.

Поэкспериментируйте с опциями IFTTT, чтобы получить представление обо всех различных способах подключения Dropbox к своим учетным записям в социальных сетях. Он поддерживает Facebook и Instagram, а также Twitter, Tumblr, Pinterest и другие.

5. Установите срок действия общих ссылок.

Еще одним преимуществом хранения файлов в Dropbox (или любом другом облачном сервисе) является возможность легко обмениваться файлами и папками через Интернет. Все, что вы храните в облаке, будет иметь прямую ссылку, которую вы сможете вставить в электронное письмо или отправить в социальные сети. При наличии соответствующих разрешений даже получатели, не имеющие собственных учетных записей Dropbox, смогут щелкнуть ссылку, чтобы просмотреть все, чем вы делитесь.

Если вы беспокоитесь о том, кто может иметь доступ к вашим папкам или файлам, Dropbox позволяет вам указывать даты истечения срока действия ссылок, которыми вы делитесь, что даст вам больше контроля над вашими файлами. Например, если ссылка попадет в чужие руки по истечении срока действия, ваши враги не смогут получить доступ к вашему файлу. Только не забудьте упомянуть, что ссылка актуальна во времени, когда вы передаете ее предполагаемому получателю.

Добавьте даты истечения срока действия к ссылкам общего доступа для дополнительной безопасности. Дэвид Нилд

Чтобы добавить срок действия, нажмите кнопку Делиться кнопку рядом с файлом или папкой в ​​веб-интерфейсе, затем нажмите Создать ссылку и Настройки ссылки. Выберите дату истечения срока действия — вы можете установить ее на неделю, месяц или любой другой желаемый период времени. В том же диалоговом окне настроек вы также можете добавить пароль. Это еще больше ограничит доступ к вашему файлу или папке, но может усложнить ситуацию, если вы делитесь чем-то с большим количеством людей. С другой стороны, установка срока действия не добавляет особых проблем.

На момент написания Dropbox также внедряет функцию для всех пользователей под названием Передача через Dropbox. Это позволяет вам помещать до 100 ГБ файлов в одну большую корзину, которой можно поделиться с кем-то еще — например, в более функциональной версии вложений электронной почты.

6. Работайте с другими людьми в Dropbox Paper.

К Dropbox прикреплен базовый текстовый процессор и инструмент для совместной работы, которые вы, возможно, не заметили. Он называется Dropbox Paper и доступен в сетиа также через официальные приложения для Андроид и iOS. Если вы регулярно работаете над проектами с другими людьми, вероятно, вы найдете эту функцию очень полезной.

Поначалу это может показаться простым, но просто начните печатать. Вы можете форматировать текст, размещать списки и флажки и даже добавлять таблицы, временные шкалы (простые календари) и изображения. Все работает интуитивно, и вам не понадобится много времени, чтобы освоить основы.

Dropbox Paper — прекрасный инструмент для совместной работы. Дэвид Нилд.

Однако Paper действительно хороша тем, что она позволяет вам сотрудничать с другими людьми. Используйте Приглашать вверху, чтобы добавить в документ других пользователей Dropbox. Вы можете легко добавлять комментарии и отслеживать, кто что редактировал, с помощью ярлыков, назначенных каждому пользователю.

Вы сможете обмениваться документами по ссылкам по электронной почте или публиковать их для всех, у кого есть ссылка для просмотра в Интернете, и это действительно эффективный инструмент для привлечения людей на одну и ту же страницу — в буквальном смысле. Бумагу можно адаптировать для самых разных целей, будь то составление повестки дня встречи или попытка спланировать свадьбу всей семьей.

Выиграйте праздники с помощью путеводителей по подаркам PopSci

Делать покупки для кого-нибудь? Рекомендации команды PopSci по подаркам к праздникам означают, что вам никогда не придется покупать еще одну подарочную карту в последнюю минуту.