Используйте Google Tasks, чтобы организовать свой почтовый ящик Gmail.

Я использовал свой почтовый ящик Gmail в качестве списка дел, пока он у меня был, издеваясь над теми, кто говорил, что это плохая идея. Но хотя обрабатывать одно или два сообщения в день было легко, по мере продвижения по карьерной лестнице у меня начались трудности, я получал больше сообщений и обнаружил, что мне приходится иметь дело с более долгосрочными обязанностями. Пришло ли время сдаваться? Никогда. Должно было быть решение.

И там было: Google Tasks. Хотя этот инструмент был примерно с 2008 годаэто легко не заметить. Он даже не появляется, когда вы нажимаете на значок приложений Google (сетка три на три) в верхней части почтового ящика Gmail в браузере. Несмотря на отсутствие помпы, Tasks быстро стал незаменимым инструментом, поскольку мне удается ПопНаукараздел «Сделай сам».

Как переместить электронную почту в Google Tasks

Одна из самых больших проблем со списком дел в моем почтовом ящике заключалась в том, что стало почти невозможно запомнить, что для меня означало каждое сообщение. Не имело значения, что я пометил их звездочками с цветовой кодировкой — мне все равно приходилось просматривать список и активно напоминать себе, что означает каждая звездочка и какие конкретные действия требует каждое сообщение. Теперь я отправляю важные темы в Задачи одним щелчком мыши или касанием.

Выберите или откройте любое письмо в браузере, и вы увидите Значок Добавить в задачи в верхней части экрана среди опций, позволяющих удалить сообщение или пометить его как непрочитанное. Это тот, который выглядит как кружок с галочкой и маленьким плюсиком. Нажмите на нее, и ваша цепочка (или темы) перейдет в список задач, который появится в правой части экрана. Мне нравится держать этот список открытым, пока я работаю, но если вы его закроете, просто нажмите кнопку Кнопка «Задачи» справа (синий кружок со стилизованной желто-белой галочкой).

В приложении Gmail вы найдете Добавить в задачи под тремя точками в правом верхнем углу экрана. Вам также потребуется использовать приложение «Задачи», встроенное в Android или бесплатная загрузка для iOS использовать эту утилиту на своем телефоне.

Как редактировать задачи Google

Однако вы еще не закончили. Если вам не нравятся задачи, повторяющие тему электронного письма, вам следует щелкнуть саму задачу и переименовать ее так, как вы запомните. Например, я никак не могу вспомнить причину, по которой я сохранил задачу под названием «Re: Fwd: Fwd: Re: Июньские презентации для ПопНаука Счет-фактура «Сделай сам» и за май + квитанции за проекты 1 и 2». Нет, это сохраняется как «Оцените презентации Энди».

Выбор задачи в браузере или приложении дает вам и другие возможности редактирования. Вы можете выбрать дату и время выполнения, а также решить, будет ли это повторяющаяся задача, повторяющаяся определенное количество дней, недель, месяцев или лет. Однако вы не можете создавать нерегулярные события, поэтому, если у вас есть что-то, что повторяется каждый понедельник и пятницу (например, собрание персонала), вам придется создавать отдельные задачи. Чтобы включить дополнительную информацию, измените Подробности поле для добавления примечаний.

(По теме: Лучшие советы для работы на дому)

Независимо от того, что вы делаете, задача останется привязанной к исходной цепочке электронных писем с помощью овальной кнопки, содержащей строку темы и значок конверта. Нажмите на нее, и соответствующие сообщения откроются в вашем почтовом ящике.

Однако одно предостережение: я рекомендую использовать Задачи только для электронных писем, где вы несете единоличную ответственность за то, что произойдет дальше. Если у вас много задач и вы оставляете себе напоминание «отвечать, если Джесс не отвечает» на следующую неделю, в самой цепочке нет ничего, что точно указывало бы, когда вы связали ее с задачей. Если Джесс ответит и цепочка продолжится без вашего отслеживания, вы можете заблудиться и в конечном итоге отправите ненужное последующее электронное письмо.

Как организовать список задач Google

Если вы не настроили задачи, каждая новая запись будет отображаться в верхней части вашего списка, независимо от того, добавляете ли вы ее непосредственно из электронного письма, Добавить задачу в списке задач или кнопку кнопка плюс в приложении «Задачи». Google называет эту организационную схему Мой закази позволяет перемещать каждую задачу в списке, выбирая ее и нажимая кнопку шесть точек слева от него и перетащите его туда, где вы хотите. В приложении нажмите и удерживайте задачу, затем перетащите ее. Эта стратегия может быть полезна, если вы предпочитаете сортировать задачи по важности.

Другой вариант — нажать кнопку кнопка главного меню (три вертикальные точки рядом с надписью «Добавить задачу» в браузере или три горизонтальные точки в правом нижнем углу мобильного приложения «Задачи») и выберите Дата под Сортировать по. Когда вы назначаете задаче дату или время, ближайшие сроки появятся в верхней части списка, а все, что не имеет даты, опустится вниз, включая новые задачи.

Вы также можете создавать подзадачи, щелкая три вертикальные точки, а затем Добавить подзадачу рядом с выбранной задачей в браузере. В мобильном приложении откройте задачу и нажмите Добавить подзадачи. Приложение также позволяет удерживать и перетаскивать элементы друг под другом, а затем делать отступ для создания подзадачи. Это полезно, если цепочка электронных писем требует от вас выполнения нескольких действий, но, по моему опыту, в приложении это работает намного лучше.

Если у вас много задач, вы можете упорядочить их, создав несколько списков. Просто щелкните раскрывающееся меню в верхней части боковой панели «Задачи» в браузере или три горизонтальные линии в левом нижнем углу приложения и нажмите Создать новый список. Вы можете переименовать любой список, зайдя в главное меню и выбрав Переименовать список. Используйте это, чтобы разделить списки дел, которые нужно сделать дома или на работе или которые относятся, например, к разным проектам.

(Связано: один ноутбук может заменить все ваши приложения для повышения производительности)

По мере того, как вы просматриваете свои задачи, нажимая на кружок слева от каждой задачи, чтобы отметить ее как выполненную, готовые элементы будут заполнять список выполненных задач в нижней части вашего списка. Вы можете просмотреть их, нажав там, где написано Завершенныйили верните их в свой список, коснувшись галочки, чтобы пометить их как незавершенные. Сотрите весь этот запас, зайдя в главное меню и выбрав Удалить все выполненные задачи.

Советы по расширенным задачам Google

Когда вы привыкнете к Задачам, вам, возможно, захочется пойти глубже. Сочетания клавиш — это один из способов еще более эффективно выполнять свои задачи. Google предлагает их список под кнопкой главного меню вашего браузера, но вы можете получить к нему доступ быстрее, нажав Ctrl + / в Windows или CMD + / на Маке.

Однако я перечислю здесь несколько хороших списков дел:

• Отметить задачу как выполненную или незавершенную: Космос
• Войдите в режим редактирования: Входить
• Выйти из режима редактирования: Esc
• Удалить задачу: Backspace

Если ваш список становится слишком большим, чтобы его можно было обрабатывать в Gmail, вы также можете увеличить его. Доска задач это настольное приложение для задач Google, которое позволяет вам управлять своими списками на одной большой доске, делиться ими с другими и экспортировать их в Google Таблицы (помимо других возможностей).

Есть также Полноэкранный режим для задач Googleрасширение Google Chrome, которое работает как настольное приложение в новой вкладке или окне браузера. Но если вы похожи на меня, вас может устроить простая боковая панель «Задачи» в вашем почтовом ящике Gmail — по крайней мере, на данный момент.

Выиграйте праздники с помощью путеводителей по подаркам PopSci

Делать покупки для кого-нибудь? Рекомендации команды PopSci по подаркам к праздникам означают, что вам никогда не придется покупать еще одну подарочную карту в последнюю минуту.