Как использовать расписание встреч в Календаре Google

Нет ничего более утомительного, чем общение между вами и человеком, с которым вам нужно встретиться. Они могут говорить, что свободны в любое время (я), но когда вы называете время и дату, они вздрагивают и говорят, что это единственный раз, когда они не могут собраться вместе (тоже я).

Чтобы упростить координацию встреч, Google запустил новую бесплатную функцию календаря под названием «Расписание встреч». Инструмент доступен клиентам Google Workspace с начала 2022 года, но ранее в этом месяце The Big G предоставила к нему доступ всем пользователям, хотя и с ограничениями, в зависимости от того, платят они или нет.

С помощью расписания встреч вы можете настроить фрагменты доступности в своем календаре, чтобы тот, кто хочет встретиться с вами — будь то по видеозвонку или в реальной жизни — мог выбрать любое время и дату в пределах установленных вами параметров. Эта функция обладает широкими возможностями настройки, и правильная ее настройка — лучший способ заставить ее работать на вас.

Как использовать расписание встреч в Календаре Google

Независимо от типа вашей учетной записи, вы начнете настраивать расписание встреч, перейдя в Календарь Google в веб-браузере и нажав Создавать в левом верхнем углу экрана. В появившемся меню нажмите График приемаи в левой части интерфейса появится список опций..

Создайте расписание встреч из того же меню, в котором вы создаете новое событие в своем календаре.

1. Дайте название расписанию встреч. Пользователи бесплатного уровня смогут создать только одно расписание, тогда как платные клиенты (или те, кто входит в организацию Google Workspace) могут иметь несколько расписаний, поэтому присвоение им имен облегчит задачу. Не тратьте на это слишком много времени — вы всегда можете изменить это позже.

(Связано: Что нужно знать об использовании функции Time Insights в Календаре Google)

2. Установите продолжительность встречи. Это будет стандартная продолжительность встречи. Оно может составлять от 5 минут до 23,1 часа. Зачем лишние 6 минут? Кто знает, но вы и тот, с кем вы встречаетесь, наверняка согласитесь, что столь длительная встреча не совсем практична и продуктивна. Не беспокойтесь о сокращении вашей встречи: люди могут забронировать у вас более одного места в день, пока не будет достигнут дневной лимит — подробнее об этом позже.

Ваши встречи могут длиться от 5 минут до… чуть больше 23 часов. Google Календарь

3. Настройте общую доступность. В этом параметре вы установите большие отрезки времени, которые вы будете доступны для встреч. Если вы хотите, чтобы это расписание работало вечно, пока вы его не выключите, оставьте Повторять еженедельно выпадающее меню как оно есть. Но если вы просто хотите настроить доступность на следующую неделю, нажмите на нее и выберите Не повторяется.

Ниже вы увидите список дней недели, а рядом с каждым из них указано время начала и окончания больших окон доступности. Это отрезки времени, в течение которых люди смогут записаться к вам на прием, и вы можете добавлять к каждому дню столько времени, сколько захотите, нажав кнопку плюсик справа от каждого дня. Например, если вы доступны в офисе весь день, вы можете указать период с 9:00 до 17:00, но если вы не хотите, чтобы кто-то беспокоил вас с полудня до 13:30, вы можете настроить два окна доступности. вокруг этого. Как только это будет сделано, вам не придется повторять настройки для каждого дня недели — нажмите кнопку копировать значок справа (два прямоугольника друг над другом), и он автоматически воспроизведет вашу общую доступность с понедельника по пятницу.

Не позволяйте никому прерывать вашу полуденную прогулку, построив вокруг нее доступность. Google Календарь

Обратите внимание, что по умолчанию суббота и воскресенье будут недоступны для собраний, но если щелкнуть знак плюса, это изменит.

4. Скорректируйте расписание. Следующие меню позволят вам точно настроить работу расписания встреч. Например, вы сможете указать, когда он начнет действовать (выберите Доступно сейчас под Окно планированияили Даты начала и окончания) и насколько заранее люди могут бронировать у вас время (до года).

Вы также можете настроить Скорректированная доступность на определенные даты, когда вы обычно можете встретиться. Это работает точно так же, как опция «Общая доступность», но вместо дней недели вы выбираете конкретные даты. Таким образом, если ваша чистка зубов приходится на время, которое вы отметили как общедоступное, вы можете добавить эту дату здесь и при необходимости скорректировать свое расписание.

Если вам нужно время для подготовки к каждой встрече или вы просто хотите, чтобы ваш день не превратился в бесконечный парад людей, задающих вам вопросы, вы можете ограничить время своей доступности, настроив Буферное время и Максимальное количество заказов в день. Последний установит ограничение на количество ежедневных встреч, и при достижении этого ограничения вы будете отображаться как недоступные.

Между встречами давайте себе 5-минутный перерыв. Вы этого заслуживаете. Google Календарь

5. Выберите, как Календарь Google определяет, заняты ли вы. В вашем расписании встреч всегда будет проверяться ваш Календарь Google, чтобы узнать, заняты ли вы, чтобы не пересекаться с другими встречами, которые вы могли принять.

Но вот в чем загвоздка: если вы не являетесь платным пользователем Google и у вас более одного календаря (например, личного и рабочего), вы сможете выбрать только один из них, чтобы определить доступность. Владельцам платящих учетных записей Google и членам организаций Workspace не нужно выбирать, поэтому они могут продолжать распределять свою жизнь по сегментам более практичным способом.

Когда вы закончите с этими настройками, нажмите Следующий продолжить.

6. Отредактируйте детали расписания встреч. В следующем меню вы найдете дополнительные настройки, с которыми можно повозиться:

Последний вариант можно еще назвать «Нет, мы разберемся». Google Календарь

• Фото и имя страницы бронирования: Ваша страница бронирования — это то, что увидят люди, когда захотят забронировать у вас время. Там появятся имя и фотография, которые вы используете для своей учетной записи Google, поэтому, если вы хотите, чтобы что-то выглядело профессионально, обязательно измените эти настройки в Страница «Моя учетная запись».
• Место проведения и конференц-связь: Настройте это, чтобы указать, где вы предпочитаете встретиться с человеком, забронировавшим ваше время. Вы можете выбрать, чтобы платформа автоматически генерировала ссылку Google Meet при бронировании, указала физическое место (например, ваш офис) или превратила все ваши встречи в телефонные звонки. Вы также можете выбрать Нет / будет указано позже чтобы вы и ваши гости могли решить, как вы встретитесь.
• Описание: Здесь вы можете сказать все, что захотите о вашей встрече. Возможно, вы хотите дать понять своим студентам, что вы не будете отвечать на вопросы об их последнем экзамене, или вы хотите, чтобы люди знали о цене ваших услуг. Да. Если вы подписаны на Google Workspace, вы также можете настроить учетную запись Stripe для получения платежей для вашего времени.

7. Настройте форму бронирования.. Под Форма бронированиявы сможете указать все поля, которые гости должны заполнить перед бронированием времени у вас. По умолчанию Календарь Google требует их имя и фамилию, а также адрес электронной почты, но вы можете добавить больше, если хотите. Нажмите Добавить элемент— вы сможете попросить людей указать свои номера телефонов или заполнить настраиваемое поле, например, какое кафе они предпочитают. Установите флажок рядом с Необходимый сделать что-то обязательным и закончить, нажав Добавить элемент.

В этом меню платящие пользователи Google также увидят возможность требовать подтверждения электронной почты. Установите флажок рядом с ним, чтобы люди подтверждали свой адрес электронной почты при бронировании времени с вами, используя учетную запись электронной почты, не принадлежащую Google. Этот дополнительный шаг может раздражать некоторых, но он также чрезвычайно полезен для предотвращения злонамеренных бронирований, особенно если ваша страница бронирования находится в публичном месте, например, в биографии в социальных сетях.

8. Убедитесь, что гости знают о вашей встрече. Теперь выберите, хотите ли вы напоминать людям, бронирующим у вас время, о своей встрече. Пользователи бесплатного уровня смогут отправлять гостям подтверждение только после планирования, тогда как платные клиенты Google смогут отправлять столько напоминаний по электронной почте, сколько захотят.

Если вы являетесь платным клиентом Google, вы можете отправлять своим гостям несколько напоминаний о вашей встрече. Google Календарь

По умолчанию поле рядом с Напоминание по электронной почте будет выбран и настроен на отправку сообщения за день до запланированной встречи. Нажмите на раскрывающееся меню, чтобы выбрать другой период времени или создать собственный. Если вы хотите отправить более одной заметки, нажмите Добавить напоминание.

Наконец, нажмите Сохранять чтобы завершить настройку расписания встреч.

Как редактировать расписание встреч в Календаре Google

Со всеми этими настройками вы можете ожидать, что появится легкодоступная страница, на которой вы сможете вернуться в меню создания расписания встреч, но это не так. Чтобы настроить какие-либо детали расписания встреч в Календаре Google, вам нужно найти его название в календаре (представьте, что это одно повторяющееся событие), откройте его и нажмите значок карандаша.

Обратите внимание, что в один день вы можете найти несколько записей в расписании встреч. Это происходит потому, что название вашего расписания встреч всегда будет отображаться в те дни, когда есть временные интервалы, которые необходимо забронировать, но также будут определенные встречи, которые уже были запланированы. Вы почувствуете разницу, потому что рядом с первым будет значок из четырех квадратов, а справа от второго в круглых скобках будет указано имя человека, забронировавшего место.

Вы можете удалить расписание встреч частично или полностью. Просто убедитесь, что вы выбрали правильный вариант. Google Календарь

Открыв расписание встреч из представления календаря, вы также увидите значок мусорного бака— нажмите на нее, чтобы частично или полностью избавиться от доступного для бронирования расписания. В следующем меню вы сможете удалить именно этот день (Только на этой неделе), в этот день во все ближайшие недели (Все недели) или полностью стереть расписание (Все наличие). Установите флажок рядом с нужным вариантом и нажмите Сохранять.

Как пригласить людей назначить встречу с вами в Календаре Google

Вот как будет выглядеть ваша страница бронирования для людей, желающих встретиться с вами. Google Календарь

Чтобы люди могли бронировать у вас время в Календаре Google, вам нужно направить их на страницу бронирования. Это простой веб-сайт, на котором они смогут узнать о вашей доступности и выбрать наиболее подходящее для них время. Обратите внимание, что они смогут видеть только то время, когда вы свободны для встреч, но не увидят никаких подробностей вашего календаря.

(Связано: синхронизация календарей Google и Apple теперь менее раздражает)

Чтобы поделиться этой ссылкой, откройте расписание встреч в Календаре Google и нажмите Открыть страницу бронирования. Оттуда нажмите Делиться кнопку в правом верхнем углу экрана — нажмите Скопировать ссылку скопировать URL-адрес в буфер обмена и поделиться им с кем угодно на выбранной вами платформе, например по электронной почте, в текстовом сообщении или в социальных сетях. Вы также можете зайти в Встроить сайт Tab, чтобы получить код для внедрения, который позволит вам добавить на вашу веб-страницу виджет, по которому люди смогут щелкнуть, чтобы забронировать с вами время.