Как создать ярлыки в Google Таблицах и Документах

Эта история была обновлена. Первоначально оно было опубликовано 26 ноября 2018 года.

Помимо облачного хранилища, Google Drive предоставляет вам доступ к офисному пакету, который включает в себя текстовый редактор Docs и программу для работы с электронными таблицами Sheets. Хотя эти веб-приложения подчеркивают скорость и простоту, вы можете расширить их возможности с помощью двух типов инструментов: сценариев и макросов.

Написано в JavaScript, скрипты — это простые дополнения которые дают приложению дополнительные функции. Например, скрипт в Таблицах может позволить вам автоматически выставлять счета, а скрипт в Документах может быстро конвертировать ваши файлы в PDF-файлы.

Макрос — это особый тип сценария: группа действий, которые вы запускаете одновременно одним нажатием клавиши или щелчком мыши. Одна коллекция может позволить вам применить один и тот же формат к большому фрагменту текста, а другая может автоматически дублировать несколько строк электронной таблицы, чтобы вам не приходилось вручную копировать их одну за другой. Поняв, как работают скрипты и макросы, вы сможете адаптировать их для повышения своей производительности.

Как добавить скрипты в приложения Google

Если вы хорошо владеете JavaScript, вы можете писать свои собственные оригинальные программы. Просто откройте Документы или Таблицы и перейдите в Расширениязатем нажмите Скрипт приложений. Откроется новая вкладка с интерфейсом редактора Apps Script. Там вы можете создавать новые скрипты или запускать существующие (используйте Бегать кнопку на панели инструментов). Если у вас нет опыта программирования, не волнуйтесь — вы все равно можете воспользоваться преимуществами сценариев, импорт созданных другими людьми.

(Связано: 7 лучших анонимных животных в Документах Google)

Разработчики написали дополнения для ряда приложений Google, и вы можете найти их по всему Интернету. Некоторые включают полные инструкции по установке, а другие просят скопировать и вставить несколько строк кода в редактор сценариев. Ниже мы собрали несколько, которые могут пригодиться.

• Слияние почты заполняет черновик Gmail информацией из электронной таблицы Google Sheets. Google расскажет вам, как это сделать, но как только вы освоитесь с процессом, вы сможете отредактировать исходный код в соответствии со своими потребностями. Например, вы можете добавить параметры BCC или CC, если хотите отправить информацию нескольким людям или группам.
• Монитор веб-сайта создает журнал времени работы и простоя данного URL-адреса, что позволяет вам отслеживать время загрузки вашего веб-сайта и немедленно узнавать, если оно выходит из строя. В этом случае скрипт уже встроен в Google Sheet, поэтому вам просто адаптируйте параметры (например, URL-адрес, который вы хотите отслеживать) и позвольте ему работать.
• Генератор счетов из SheetGo превращает строки Google Sheet в счета. Вы заполняете ячейки электронной таблицы такими данными, как название компании, адрес и сумма платежа. Затем сценарий помещает эту информацию в стандартный шаблон PDF. Если вы просмотрите код, вы обнаружите, что его не так уж сложно разобрать — такие переменные, как «client_name», легко понять — а это значит, что вы можете начать настраивать строки, чтобы они лучше соответствовали вашим потребностям в выставлении счетов.

После того, как вы импортировали несколько скриптов, вы можете поиграть с ними в Скрипт приложений веб-портал. Нажмите на значок информации (буква «i» в кружке) рядом с любым скриптом, чтобы узнать, как часто вы его использовали. Если вы решите его изменить, нажмите на сам скрипт. Прежде чем возиться с существующим скриптом, обязательно сделайте резервную копию, перейдя к параметрам файла (три точки рядом с именем файла) и нажав Сделать копию.

Если вы отредактируете достаточное количество сценариев, вы можете решить попробовать написать некоторые из них с нуля. Хотя вы быстро поймете основы, на самом деле превращение этого в полезный сценарий может занять некоторое время. Рекомендуем Вам проконсультироваться это сообщение в блоге Zapierкоторый знакомит с некоторыми концепциями и помогает новичкам создавать сценарии с нуля.

Создавайте свои собственные ярлыки, записывая макросы

Вы можете думать о макросах как о расширении скриптов: когда вы записываете свои действия по созданию макроса, Google Sheets фактически генерирует скрипт для выполнения продемонстрированных задач. Этот скрипт создает мини-приложение, которое выполняет за вас повторяющиеся и трудоемкие действия.

Макросы появились в Таблицах в 2018 году, но эта функция еще не появилась в Документах и ​​Презентациях. Однако макросы уже давно являются частью пакета Microsoft Office, включая текстовый редактор Word и программу для работы с электронными таблицами Excel. В этих приложениях макросы помогают вам изменять форматирование, вводить данные и выполнять любые серии действий, которые вы повторяете снова и снова.

(По теме: Станьте опытным пользователем Google Диска с помощью этих 20 советов и рекомендаций)

Чтобы начать работу с макросами в Google Таблицах, откройте электронную таблицу в браузере и нажмите Расширениязатем Макросыи наконец Запись макроса. Появится новое всплывающее окно макроса, и запись сразу же начнется. Теперь выполните шаги своей задачи так же, как при обычном выполнении операций. Наконец, нажмите Сохранять сохранить его или Отмена чтобы отказаться от него.

По мере записи макроса на экране вы увидите две опции: Используйте абсолютные ссылки и Используйте относительные ссылки (стрелка вниз справа от всплывающего окна может показать или скрыть эти параметры).

Если вы выберете первый вариант, макрос будет запускаться каждый раз из одного и того же места в электронной таблице, но если вы выберете второй вариант, макрос будет запускаться из любой ячейки, выделенной в данный момент. Например, предположим, что вы хотите сделать верхнюю строку таблицы розовой при каждом запуске макроса. В этом случае вы должны использовать абсолютные ссылки, поскольку вы всегда хотите, чтобы верхняя строка меняла цвет. Однако, если вы хотите покрасить ячейку слева от выбранной в данный момент ячейку розовым цветом, вам потребуются относительные ссылки.

После сохранения макроса вам нужно будет дать ему имя. Вы также получите возможность назначить ему сочетание клавиш. Кроме того, вы можете запустить любой макрос из подменю в разделе Расширения > Макросы. Отсюда вы также можете нажать Управление макросами чтобы изменить имя сохраненного сценария или сочетание клавиш. После того, как вы нажмете на Управление макросамивы также можете нажать три точки справа от макроса, чтобы удалить его или просмотреть в редакторе скриптов приложений. Если вы изучаете основы кодирования, просмотр кода макроса поможет вам понять, какие команды выполняют какие действия.

(Связано: настройте голосовую диктовку на своем компьютере и дайте пальцам отдохнуть)

Когда вы впервые попытаетесь запустить макрос в Таблицах, Google попросит вас дать разрешение. Это связано с тем, что эти фрагменты кода могут быть использованы в злонамеренных целях, например, для удаления целой таблицы данных. Прежде чем запустить макрос, дважды проверьте, что его вы создали сами.