Как свести ваш почтовый ящик Gmail к нулю

Часто электронная почта — это тот случай, когда невозможно с ней жить, невозможно жить без нее. Эти сообщения являются важной частью современных коммуникаций, но их сортировка занимает непомерно много времени — времени, которое можно было бы потратить на что-то более продуктивное.

К счастью, если вы предпочитаете Gmail, у него есть ряд функций, которые помогут вам быстро просматривать входящие сообщения. Кроме того, существует множество дополнений, которые помогут вам добраться до пустого почтового ящика — желанного «Входящие ноль»— максимально эффективно.

Ключ в том, чтобы переложить как можно больше работы на автоматические фильтры и другие инструменты, которые сделают за вас некоторую организацию, оставив вам заниматься тем, что действительно важно. Когда вы закончите, у вас должен быть красивый и чистый почтовый ящик Gmail.

1. Установите Gmail для определения приоритета ваших сообщений.

Если вы еще не настроили вкладки в Gmail, сейчас самое время это сделать. Нажмите кнопку значок шестеренки (вверху справа в веб-интерфейсе), выберите Посмотреть все настройкивыбирать Входящие по меткам вверху страницы и найдите Категории заголовок. Для каждого поля, которое вы установите рядом с параметрами здесь, Gmail добавит новую вкладку с этим заголовком в ваш почтовый ящик и отсортирует по ней все соответствующие электронные письма. Нажмите Сохранить изменения в нижней части экрана параметров, чтобы зафиксировать изменения. Со временем Google также попытается угадать, какие сообщения важны, и вы можете помочь ему, нажав кнопку маркер важности (стрелка, указывающая вправо) слева от любого действительно значимого разговора.

Категории Gmail — это один из способов автоматической сортировки писем. Дэвид Нилд

Более того, вы можете перетаскивать электронные письма между вкладками, чтобы научить Google сортировать ваши сообщения в будущем по типу или отправителю. Как это поможет вам достичь Inbox Zero в Gmail? Что ж, вы можете игнорировать менее важные категории (например, «Соцсети» и «Обновления») до конца дня, а затем потратить несколько минут на групповое управление и обработку этих сообщений.

(Связано: Как Google Tasks может помочь вам организовать ваш почтовый ящик Gmail)

2. Настройте свои собственные фильтры.

Фильтры — это один из ключевых способов автоматической организации входящих сообщений. Нажмите кнопку значок фильтра (три ползунка) в правой части окна поиска Gmail, чтобы настроить некоторые условия поиска. Затем нажмите Создать фильтр чтобы настроить его. Вы также можете создавать новые фильтры из отдельных сообщений, нажав кнопку три вертикальные точки в правом верхнем углу электронного письма и выбрав Фильтровать подобные сообщения.

Вы можете создавать фильтры по отправителю, теме, размеру и другим критериям. Дэвид Нилд

Например, если в вашу учетную запись Gmail входит несколько адресов электронной почты, вы можете пометить сообщения, отправленные на другие адреса, как менее важные. Другой вариант — немедленно заархивировать определенные электронные письма и пометить их как прочитанные — они не появятся в вашем почтовом ящике, поэтому вам будет меньше работы, но они все равно будут доступны через поиск, если они вам понадобятся.

3. Проявите творческий подход с помощью звезд Gmail

С самого начала Gmail избегал использования системы папок. Вместо этого вы можете использовать метки и звездочки для сортировки сообщений. В Интернете нажмите кнопку значок шестеренкизатем Посмотреть все настройкии убедитесь, что вы находитесь в Общий вкладка. Всего вы увидите 12 типов звезд, которые вы можете использовать. Чтобы сделать больше доступных в вашем почтовом ящике Gmail, перетащите их из Не используется грести к В использовании ряд.

Не ограничивайте себя одной звездой за организацию своих сообщений. Дэвид Нилд

Как это приблизит вас и Gmail к Inbox Zero? Помечая и архивируя сообщения, вы можете очистить свой почтовый ящик, не теряя при этом важные сообщения. Вы можете просмотреть каждую звездную категорию с помощью простого поиска, например «имеет: желтая звезда” или “имеет: зеленую галочку«. Чтобы увидеть поисковый запрос, связанный с каждой звездой, наведите указатель мыши на соответствующий значок на экране настроек.

(Связано: 29 сочетаний клавиш Gmail, которые помогут вам управлять входящими сообщениями)

4. Отписаться от всего, что можно

В Gmail есть встроенная функция отказа от подписки, позволяющая быстро исключить себя из списков информационных бюллетеней и уведомлений, в которых вы не хотите быть. Вы должны увидеть Отписаться ссылку в заголовке любого совместимого сообщения. По сути, Gmail сканирует сообщения на наличие ссылок «отписаться» и упрощает их поиск вверху.

Отказ от подписки на электронные письма имеет большее значение, чем вы думаете. Дэвид Нилд

Поначалу это может показаться утомительным, но вы будете поражены тем, сколько времени вы можете сэкономить, проявив безжалостность к своим подпискам — все эти секунды, нажав кнопку «Удалить», действительно складываются. Для чего-то еще более комплексного вы можете воспользоваться службой отказа от подписки, которая работает с Gmail. Unroll.me является одним из лучших, а также позволяет объединять несколько входящих сообщений в один информационный бюллетень.

Эта история была обновлена. Первоначально оно было опубликовано 6 марта 2017 года.