Как восстановить старые версии файлов в Excel и других приложениях

Многие из нас привыкли полагаться на Ctrl+Z (Окна) или Cmd+Z (macOS) отменяет ярлыки, чтобы избавить нас от неприятностей, когда нажатие клавиши случайно стирает три часа написания или неуместный щелчок внезапно делает фотографию полностью зеленой.

Но если вам нужно повторить больше шагов за более длительный период времени, у вас также есть варианты. Эта функция технически известна как управление версиями файлов, и она сохраняет старые версии файлов доступными, если вы когда-нибудь захотите к ним вернуться. Это может быть особенно полезно, если, например, вы внезапно осознаете, что вводили неправильные цифры в электронную таблицу за прошедшую неделю.

Некоторые приложения имеют встроенное управление версиями файлов, поэтому, если вы хотите вернуться к прототипной версии документа, вам следует начать с нее. Вы также найдете эту функцию в нескольких службах облачного резервного копирования, а также есть интегрированные опции, которые вы можете использовать в Windows и macOS.

Управление версиями файлов в приложениях

Если вам нужно вернуться к более ранней версии файла, начните с проверки приложения, в котором вы его редактируете. Вероятно, программа имеет наиболее полный архив изменений файла, и это будет самый простой вариант для вернуть их. Чтобы найти опцию в конкретном приложении, которое вы используете, вам придется поискать в его меню, но вы всегда можете запустить быстрый поиск в Интернете, чтобы узнать, доступно ли управление версиями файлов.

Большинство онлайн-приложений автоматически сохраняют различные версии документа в облаке, поэтому вы, вероятно, найдете там информацию о версиях файлов. Например, в Документах Google перейдите по адресу Файл, История версийи выбрать Посмотреть историю версий чтобы увидеть более старые версии открытого файла. Нажмите на любой элемент, чтобы вернуться к нему. Например, если вы знаете, что собираетесь внести какие-то существенные изменения, вы также можете назвать конкретную версию файла, чтобы было легче вернуться к ней позже.

(Связано: Экономьте место на своем ноутбуке и в облаке, сжимая файлы)

Такая же опция доступна в приложениях Microsoft Office. В выпусках Word, Excel и PowerPoint для Windows нажмите кнопку Файл, Информацияи История версий чтобы просмотреть сохраненные версии вашего файла: они появятся в списке справа, и вы сможете выбрать любую прошлую итерацию, чтобы вернуться к ней. Если вы используете macOS, нажмите имя файла в верхней части окна, затем выберите Просмотр истории версий.

Редактор изображений Adobe Photoshop имеет обширную и хорошо известную функцию отмены, но в него также встроено управление версиями файлов. Чтобы отобразить соответствующую панель на экране, выберите Окно а потом История версий. Вы увидите список старых версий изображения, над которым вы сейчас работаете, к которому можно вернуться одним щелчком мыши.

Управление версиями файлов в облачных сервисах резервного копирования

Службы облачного резервного копирования постоянно синхронизируют изменения с облаком, и большинство из них также ведут учет старых версий файлов. Возьмем, к примеру, Dropbox. В веб-интерфейсе нажмите три точки рядом с любым файлом, затем выберите Активность и История версий чтобы увидеть варианты возвращения в прошлое.

Мы уже упоминали, как вы можете получить доступ к версиям изнутри Документов Google, и это работает одинаково для Таблиц и Слайдов. Чтобы проследить свои действия с другими типами файлов на Google Диске, откройте веб-интерфейс, щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите Управление версиями чтобы просмотреть список.

Такая же функциональность встроена в Microsoft OneDrive. Откройте веб-интерфейс службы в браузере, нажмите три точки рядом с файлом, с которым хотите работать, затем выберите История версий из всплывающего меню. Файлы Office откроются в новой вкладке браузера со списком версий рядом с ними. Что касается других типов файлов, справа вы увидите список старых версий.

Еще есть iCloud от Apple. Истории версий недоступны через интерфейс iCloud Drive в Интернете, поэтому вы не можете выполнить откат файлов оттуда. Тем не менее, многие собственные приложения (включая Pages и Numbers) скрыто используют iCloud для хранения старых версий файлов, поэтому, если вы используете эти программы, вам лучше проверить их интерфейс.

Управление версиями файлов в Windows и macOS

Если вам нужно еще больше способов отслеживать версии файлов, они у нас есть. У пользователей Windows есть инструмент под названием «История файлов». Вы можете найти ее, выполнив поиск по «истории файлов» в меню «Пуск» и щелкнув верхний результат — если эта функция еще не включена для вашего основного жесткого диска, вам необходимо сначала включить ее.

Но прежде чем ваш компьютер сможет начать сохранять несколько версий ваших файлов, вам также необходимо указать второй жесткий диск (внутренний или внешний) для сохранения этих копий, что вы можете сделать через Выберите диск. Использовать Исключить папки чтобы настроить места, к которым вы не хотите, чтобы история файлов касалась, и используйте Расширенные настройки чтобы настроить, как часто вы хотите, чтобы ваш компьютер сохранял версии файлов и как долго.

(Связано: Как безопасно хранить конфиденциальные файлы и делиться ими)

Несмотря на то, что macOS в основном полагается на встроенную функцию управления версиями файлов в своих приложениях, у пользователей также есть интегрированное решение для резервного копирования, которое охватывает все файлы на компьютере Mac. Он называется Time Machine, и вы можете получить к нему доступ, открыв меню Apple и выбрав Системные настройки, Общийи Машина времени.

Как и в случае с историей файлов в Windows, вам понадобится отдельный жесткий диск для хранения копий файлов, и в этом случае это должно быть внешнее запоминающее устройство. Вы сможете выбрать этот диск через настройки Time Machine, а также исключить определенные папки из резервной копии. Вы также сможете установить, как часто ваш компьютер будет автоматически создавать резервные копии ваших файлов, включая любые новые версии.