Почему вам следует использовать белые списки для управления электронной почтой

Простота и удобство электронной почты сделали перегрузку сообщениями настоящей проблемой. Теперь компании, друзья, комитеты, коллеги, социальные сети, приложения, организации, родственники, спамеры и боты день и ночь бомбардируют наши почтовые ящики, превращая эту когда-то, казалось бы, волшебную форму общения в раздутое болото неважных сообщений, которые мы никогда не беритесь за чтение.

Но вы можете улучшить ситуацию, используя белые списки. Эта функция уже много лет присутствует в большинстве почтовых клиентов и дает вам больше контроля над тем, какие сообщения действительно доходят до вас.

Как работают белые списки электронной почты

Если вы подумаете обо всех электронных письмах, которые ежедневно поступают в ваш почтовый ящик, вы можете заметить, что большинство из них нежелательны и не адресованы конкретно вам. Именно такое снисходительное отношение к электронной почте является причиной того, что количество сообщений продолжает расти в устрашающих масштабах.

Вместо того, чтобы пропускать все, а затем пытаться отфильтровать мусор (обычный подход к управлению электронной почтой), белый список является более активной альтернативой. Вы создадите список контактов, от которых действительно будете рады получать сообщения, а ваш почтовый клиент с самого начала понизит в должности остальных. В конце концов, это ваш почтовый ящик, и, возможно, пришло время ужесточить правила доступа к нему.

(Связано: 5 лучших почтовых приложений для спасения вашего почтового ящика)

Для всех этих писем, не внесенных в белый список, понижение в должности будет выглядеть по-разному в зависимости от используемого вами почтового приложения и того, как вы настроили свои белые списки. Если вы не очень смелы, вы, вероятно, не захотите отправлять все, чего нет в вашем белом списке, прямо в корзину. Более практичная альтернатива — пометить эти сообщения как менее важные или, например, переместить их в другую папку для проверки позже. Удаление приоритета этих писем сделает их менее отвлекающими, и вы сможете сосредоточиться на сообщениях, которые действительно требуют вашего внимания.

Имейте в виду, что при использовании белых списков вы всегда рискуете пропустить что-то действительно важное от кого-то, кого нет в вашем списке. Вот почему всегда полезно выработать привычку время от времени проверять сообщения, не внесенные в белый список.

Как настроить белые списки в вашем почтовом ящике

Различные почтовые приложения используют разные подходы к включению в белый список, поэтому вам нужно посмотреть, что может предложить выбранная вами программа, и настроить ее соответствующим образом. Самое главное, что у вас обычно будет достаточно гибкости, когда дело доходит до выбора того, что произойдет с вашими сообщениями, включенными и не включенными в белый список.

В веб-версии Gmail щелкните значок параметров поиска (три ползунка) справа от поля поиска в верхней части экрана и введите адрес электронной почты человека, которого вы хотите внести в белый список, в поле С поля. Нажмите Создать фильтр и решите, что означает белый список в Gmail: вы можете автоматически помечать электронные письма из белого списка, использовать метки, чтобы отмечать их как важные, или, например, классифицировать их как приоритетные электронные письма. И что бы вы ни решили сделать, не забудьте выбрать Никогда не отправляйте в спам.

Затем вы можете использовать эти ярлыки для управления своей электронной почтой. Вы можете настроить Gmail в Интернете так, чтобы сначала отображались помеченные сообщения (нажмите значок шестеренки в правом верхнем углу, затем Снято первым); или вы можете настроить мобильное приложение Gmail так, чтобы оно отправляло вам уведомление только при поступлении приоритетного электронного письма. Вы даже можете создать специальную метку белого списка, а затем использовать ее для определения приоритета этих сообщений в Интернете и на своем телефоне.

(Связано: используйте псевдонимы электронной почты, чтобы упорядочить свой почтовый ящик и оставаться конфиденциальным)

Приложение Microsoft Mail, входящее в состав Windows, не имеет функции белого списка, но Outlook в Интернете имеет. Чтобы использовать его, щелкните значок шестеренки (вверху справа), затем выберите Просмотреть все настройки Outlook, Электронная почта, Правилаи Добавить новое правило. Вы можете закреплять электронные письма Outlook от определенных отправителей в верхней части папки «Входящие», отмечать их как важные, классифицировать их или добавлять в определенную папку.

В Apple Mail на macOS вы можете включить белый список, нажав Почта, Настройкии Правила. Выбирать Добавить правилои создайте его для контакта, который хотите внести в белый список. В Apple Mail вы можете переместить эти сообщения в определенную папку, применить к ним флаг или установить для них определенный цвет, чтобы вам было легче ими управлять. Вы также можете убедиться, что эти электронные письма воспроизводят звук или отображают уведомление macOS при их получении, чтобы ваше внимание привлекали только самые важные электронные письма.