Расширители текста могут помочь вам работать лучше — вот как

Что, если бы мы сказали вам, что самую утомительную работу вы можете выполнить за небольшую часть времени? Если бы вы ответили: «Мой начальник просто заставил бы меня делать другой работа», ну, вы, вероятно, правы. Мы ничего не можем с этим поделать. Но мы может поможет вам более эффективно отправлять электронные письма, ввод данных и выполнять любые другие задачи, требующие от вас ввода повторяющегося шаблонного текста в течение всего дня. Как? Текстовые расширители.

Эти почти невидимые приложения для автоматизации позволяют быстро вставлять фрагменты текста, автоматизировать некоторые аспекты ввода данных и в целом повышать эффективность вашего рабочего процесса. Они могут сэкономить вам всего несколько секунд на каждую задачу, но это время суммируется. Вы не только быстро пролистаете электронные таблицы, но и все эти повторения будут изнашивай свой мозг немного меньшечто облегчит вам работу с ежедневным контрольным списком.

Что можно сделать с помощью расширителей текста

Расширители текста занимают это уникальное место в обширном жанре инструментов повышения производительности, от использования которых может получить пользу практически каждый, но их варианты использования настолько индивидуальны, что может быть трудно точно объяснить, почему они полезны. Чтобы понять, как они могут вписаться в ваш рабочий процесс, потребуется немного усилий, но как только вы это сделаете, они станут незаменимыми. Имея это в виду, вот несколько примеров того, как расширитель текста может помочь в вашей работе:

Автоматически заполнять повторяющиеся фрагменты электронной почты

Если вы тратите все свое время на отправку электронных писем, вам могут помочь функции фрагментов большинства расширителей текста. Это блоки текста, которые можно назначить всего нескольким нажатиям клавиш. Таким образом, вместо того, чтобы вводить новое сообщение каждый раз, когда вам нужно попросить клиента оплатить счет, вы можете сохранить текст своего первого электронного письма в виде фрагмента и быстро вставлять его в последующие похожие электронные письма. Поскольку этот подход к сохранению текста более модульный, чем, скажем, полный шаблон электронного письма, вы можете разбивать повторяющиеся электронные письма на части и при необходимости добавлять разные части.

(По теме: 6 советов по написанию электронных писем, которые не являются полным мусором)

Настройте свою подпись электронной почты в зависимости от того, с кем вы разговариваете

Подписи в электронной почте — это полезный способ предоставить людям информацию о себе, не делая ваши электронные письма невыносимыми. Однако вы можете захотеть, чтобы у клиентов была другая информация, чем у коллег, или, возможно, вы предпочитаете более профессионально выглядящую подпись для коллег, а не для ваших друзей. Создавая разные подписи и присваивая им разные сокращения (например, «sig1» или «sig2»), вы можете адаптировать свои электронные письма, не создавая для себя тонны дополнительной работы.

Рассчитывайте сроки и другие важные данные на лету.

Некоторые расширители текста включают интеллектуальное редактирование макросов, которое может, например, автоматически вводить определенные данные в ваши фрагменты. Допустим, вы хотите отправить электронное письмо с сообщением о том, что платеж должен быть произведен через две недели с сегодняшнего дня. Вы можете открыть календарь и найти точную дату самостоятельно или использовать математические макросы чтобы автоматически добавлять 14 дней к текущей дате при использовании фрагмента. Это не только сэкономит вам время на наборе текста, но и каждый раз будет выполнять математические вычисления за вас. Компьютеры хороши в математике! Позвольте им сделать это!

Автоматически исправлять распространенные ошибки (которые не исправляет обычная автокоррекция)

Ваш компьютер может заметить, что вы что-то неправильно написали, но вы также можете увидеть маленькую красную закорючку под такими вещами, как имена собственные или собственные слова. Если вы хотите быть уверенным, что вы никогда случайно не ошибетесь в написании имени своего босса, мистера Бьютта, вы можете добавить его в свой текстовый расширитель, чтобы он автоматически исправлял вас, если вы когда-нибудь случайно наберете что-нибудь еще. И хотя для этого вы можете использовать встроенную функцию автозамены вашего компьютера, расширители текста удобнее, когда вы работаете с другими, потому что вы можете:

Поделитесь своими фрагментами со всеми остальными в вашей команде

Многие расширители текста позволяют вам делиться созданными вами ярлыками и синхронизировать их со всеми остальными членами команды (хотя команды часто являются платной функцией), поэтому вы можете не только удержать себя от неправильного написания имени вашего босса, но и быть уверенным, что никто еще одно тоже.

Это лишь некоторые из многих способов использования расширителей текста, чтобы сделать вашу работу более эффективной, но, как и в большинстве приложений для повышения производительности, лучше всего взглянуть на свой личный распорядок дня и посмотреть, когда они могут помочь. Вы знаете свой рабочий процесс лучше, чем кто-либо другой, поэтому, если есть какая-то повторяющаяся задача, над которой вы привыкли работать, посмотрите, можете ли вы вместо этого передать эту работу расширителю текста.

Расширители текста, которые нам нравятся больше всего

С расширителями текста могут конкурировать только приложения для создания списков дел и электронной почты с точки зрения количества вариантов, представленных на рынке. Велика вероятность, что если один из них не будет работать так, как вы хотите, найдется другой, который будет работать лучше. Здесь мы опишем несколько наиболее известных вариантов, но их гораздо больше.

TextExpander

Одно из старейших приложений старой школы, но до сих пор одно из самых простых в использовании. TextExpander поддерживает Windows, macOS, Chrome (как браузер, так и операционную систему) и iOS и может синхронизировать фрагменты на всех этих платформах. Он включает в себя массу функций для управления командой, включая возможность делиться фрагментами с коллегами и систему разрешений для управления тем, кто какие фрагменты может редактировать.

TextExpander также позволяет создавать фрагменты с заполнением пустых полей, которые создают всплывающее окно с просьбой заполнить любые переменные, которые вы в них встраиваете, например имя человека или информацию о ценах. Это особенно удобно, если вы отправляете много электронных писем, которые в основном одинаковы, но вам все равно нужно изменить некоторые фрагменты информации.

Это платное приложение, которое начинается от $3,33 в месяц (при ежегодной оплате) для одного пользователя или 8,33 доллара США и выше (опять же ежегодно) на пользователя для групп. Вы можете получить 30-дневную бесплатную пробную версию двух нижних уровней, если хотите увидеть, как она работает, прежде чем тратить деньги.

TextExpander начинается с 3,33 доллара в месяц для частных лиц на Windows, macOS, Chrome и iOS.

ФразаЭкспресс

PhraseExpress, один из лучших конкурентов TextExpander, предлагает массу функций макросов и сценариев, которые позволяют автоматизировать основные задачи, такие как запуск приложений или открытие веб-страниц. У него даже есть компаньон Устройство записи макросов это позволяет вам записывать действие, которое вы выполняете неоднократно, и превращать его в действие, которое приложение затем может повторить для вас с помощью одной кнопки. Вы можете ознакомиться с полным списком возможностей PhraseExpress. здесь.

PhraseExpress использует модель бесплатного программного обеспечения и совершенно бесплатен для частных пользователей. Компания просит, чтобы вы приобрели пожизненную лицензию, если вы используете приложение в каких-либо коммерческих целях. начинаются примерно с 47 долларов— но компания не заблокирует вам использование приложения, если вы этого не сделаете. Это будет вас раздражать, только если вы воспользуетесь определенные платные функциии то только после первых 30 дней использования приложения. Это хорошее приложение для начала, если вы хотите попробовать внедрить расширитель текста в свой рабочий процесс, но не уверены, что готовы платить за него.

ФразаЭкспресс бесплатен для персональных пользователей на Windows, macOS и iOS.

текст

Как и другие в этом списке, текст позволяет создавать фрагменты для блоков текста, автоматических исправлений и изображений, а также имеет функции сценариев для генерации дат или автоматизации нажатий клавиш. В то время как другие приложения будут синхронизировать ваши данные через свои собственные серверы, aText может синхронизировать данные через хранилище, которым вы управляете, например Dropbox, Google Drive или iCloud, что может быть привлекательно, если вы хотите использовать более индивидуальный подход к тексту. расширители.

(По теме: Как работать из дома без потери производительности)

Этот инструмент бесплатен для Windows. Просто бесплатно. Никаких бесплатных программ и пробных периодов. Если вы хотите получить его на Mac, это будет стоить 5 долларов. Это делает aText одним из самых дешевых способов расширения текста, даже если вы выберете платный путь. Он не доступен на многих платформах (только Windows и macOS), но если вам не нужно управлять командой или разрабатывать чрезвычайно сложные сценарии расширения текста, это хорошая отправная точка.

текст бесплатно для Windows и 5 долларов для macOS.

Выиграйте праздники с помощью путеводителей по подаркам PopSci

Делать покупки для кого-нибудь? Рекомендации команды PopSci по подаркам к праздникам означают, что вам никогда не придется покупать еще одну подарочную карту в последнюю минуту.