Сделайте свою жизнь безбумажной с помощью этих приложений и гаджетов

Несмотря на распространение цифровых устройств, многие офисы — как профессиональные, так и домашние — остаются погребенными под нескончаемым потоком бумаги. Эти стопки уничтожают деревья, создают беспорядок и делают практически невозможным поиск единственного документа, который вы ищете. Так что откажитесь от бумаги. И не бойтесь, сколько времени и усилий это может потребовать: с помощью доступных сегодня приложений и гаджетов вы можете легко оцифровать свои документы и хранить их в облаке.

Начало

Прежде чем начать свою личную безбумажную революцию, потратьте некоторое время на то, чтобы оценить свои текущие рабочие привычки. В частности, рассмотрите способы сокращения количества входящей бумаги. В конце концов, после того как вы заархивировали свои документы, чтобы создать только цифровую среду, вы не хотите, чтобы страницы снова складывались друг в друга. Остановите поток сейчас, и вам будет легче оставаться в курсе своей газетной жизни.

Для начала просмотрите все документы, которые вы регулярно получаете по почте или лично. Можете ли вы вместо этого попросить отправителей доставить его в цифровом виде? Например, многие банки и операторы сотовой связи теперь выдают выписки и счета в безбумажном формате. Многие другие компании, на которые вы полагаетесь (кабельные, коммунальные услуги и т. д.), также позволяют вам перейти на цифровые технологии. На самом деле, им дешевле избежать почтовых расходов.

Затем начните применять эту привычку как к разовым, так и к обычным вещам. Попросите счет за отель, чек от покупок или конспекты лекций в цифровой форме. Заодно посмотрите, сможете ли вы заменить информационные бюллетени электронными версиями.

Но вам не обязательно заменять каждое бумажное письмо цифровым эквивалентом — вы также можете полностью выбросить некоторые почтовые отправления. В конце концов, отказ от бумажных писем — хороший повод отказаться от подписки на все те сообщения, которые вы все равно никогда не читаете. Когда вы приложите усилия, чтобы остановить входящие документы у их источника, вашей безбумажной жизнью станет намного легче управлять.

Сканирование приложений

В наши дни множество приложений предлагают конвертировать ваши бумажные документы в цифровые версии с помощью простого щелчка камеры вашего телефона. Многие из этих программ также сохраняют ваши документы после их оцифровки. Мы просмотрели доступные варианты, чтобы найти лучшие приложения из всех.

Начнем с Google Диска. Хотя вы можете воспользоваться функцией хранения файлов на любом устройстве, на данный момент его компонент сканирования доступен только для Андроид телефоны и планшеты. Чтобы использовать эту функцию, коснитесь большого синего значка плюса на переднем экране, выберите «Сканировать» и сфотографируйте документы с помощью камеры вашего устройства. Диск автоматически выровняет изображение, преобразует его в PDF и добавит в облачное хранилище Google Диска. В результате этого бесшовного процесса обычно создается файл приличного качества (хотя это зависит от камеры вашего телефона), поэтому вы можете уничтожить исходный документ, зная, что у вас есть копия, безопасно хранящаяся в Интернете. В качестве дополнительного бонуса Google Диск может сканировать содержимое ваших PDF-файлов, чтобы сделать текст доступным для поиска.

Гибкое приложение для создания заметок У Evernote есть дополнительное приложение для сканирования под названием Scannable. Этот доступен только для iOS устройства. Вы создаете чек, визитные карточки или документы, нажимаете кнопку спуска затвора, а Scannable позаботится обо всем остальном. Приложение может сохранять сканы в формате JPEG или PDF, но, в отличие от Диска, оно не предлагает автоматическое сканирование текста. Если вам нужна эта функция для определенного документа, вы всегда можете отправить его на Google Диск.

CamScanner, одно из лучших кроссплатформенных приложений для этой работы, имеет оба Андроид и iOS версии. Он автоматически выравнивает и оптимизирует ваши документы, чтобы сделать текст разборчивым, и, как и Диск, сканирует текст внутри PDF-файлов, чтобы сделать его доступным для поиска. Вы можете комментировать свои документы, добавлять водяные знаки и легко делиться результатами с другими людьми. Однако, если вы хотите хранить свои документы через CamScanner или пригласить нескольких соавторов получить доступ к этим файлам, вам необходимо приобрести премиум-план для $4,99 и выше в месяц.

Если вам нравится звук CamScanner, обратите внимание на Genius Scan, который очень похож по стилю и функциям и также доступен для Андроид и iOS. Он может исправить ваши шаткие сканы и улучшить разборчивость, а также легко объединить несколько документов в один файл и поделиться результатом с такими службами хранения, как Google Drive или Dropbox. Единственным недостатком является то, что он не включает сканирование текста, поэтому не позволяет выполнять поиск в PDF-файлах. Если вы хотите обновить версию, единовременная плата за разблокировку в размере 7,99 долларов США позволит удалить рекламу и добавить дополнительные функции, такие как печать непосредственно со сканированного изображения.

Наконец, в iOS 11 от Apple добавлено сканирование документов. Откройте приложение «Заметки», коснитесь символа плюса внизу и выберите «Сканировать документы». Затем поместите бумагу в поле зрения камеры, нажмите кнопку спуска затвора, и приложение импортирует ее. Вы не можете выполнять поиск по тексту внутри документов, но можете добавлять аннотации сверху, экспортировать заметки в формате PDF и отправлять эти файлы в любое другое приложение на вашем устройстве.

Сканирующие гаджеты

С таким количеством доступных бесплатных приложений, зачем вам тратить деньги на отдельный гаджет? Потому что аппаратные возможности позволяют вам обрабатывать стопки документов намного быстрее. Они также улучшают качество сканирований, что приводит к более точному распознаванию текста.

Начните с рассмотрения знакомых планшетных сканеров. Поскольку в продаже имеется очень много моделей, как автономных сканеров, так и совмещенных с принтерами, мы не будем рекомендовать одну или две конкретно. Честно говоря, с этой задачей справится практически любой планшетный сканер. Вы кладете документы на планшет, нажимаете кнопку сканирования, и на вашем компьютере появляется копия. Ищите сканеры с программным обеспечением с такими функциями, как преобразование PDF и возможность сшить несколько страниц в один файл.

Тем не менее, некоторые сканеры превосходно справляются с оцифровкой бумажных документов как можно быстрее. Например, некоторые модели имеют портативные размеры и легко отправляют документы в облако даже без использования компьютера в качестве посредника. Возьмите Fujitsu ScanSnap iX100 (189,62 доллара на Амазоне): Он отправляет документы по беспроводной сети на любой телефон или компьютер с операционной системой, создает PDF-файлы с возможностью поиска и имеет аккумулятор, который позволяет отсоединять его от сети для большей мобильности. Еще один портативный вариант — Doxie Q (259 долларов на Амазоне), может отправлять документы на компьютер или непосредственно в облако, создавать PDF-файлы с возможностью поиска и экспортировать их в выбранную вами службу.

Другие сканеры не беспокоятся о портативности — они привлекательны для дигитайзеров, упрощая подачу нескольких листов одновременно. Так что, если вам нужно что-то большее, обновите сканер, например Fujitsu ScanSnap iX500 (411 долларов на Амазоне). Это устройство может сканировать обе стороны листа одновременно и обрабатывать до 25 листов в минуту. В качестве более дешевой альтернативы попробуйте Brother ADS1000W (179 долларов на Амазоне). Он может обрабатывать до 16 страниц в минуту, оцифровывая все: от документов до квитанций и фотографий.

Учитывая такое разнообразие моделей, не торопитесь с выбором. Не просто сравнивайте затраты: хотя некоторые более крупные и менее портативные модели имеют более высокую цену, они также могут очень быстро обрабатывать большие объемы документов и часто оснащены двусторонним сканированием, сохраняя обе стороны листа за один проход, поэтому вам не придется дважды пропускать одну и ту же страницу через машину. Если вам приходится работать с массой бумаги, этот вариант стоит вложений.

Делая покупки, также убедитесь, что выбранный вами сканер может бесперебойно работать с предпочитаемым вами облачным сервисом. Отзывы пользователей, а также списки технических характеристик помогут вам сделать выбор.

Независимо от того, оцифровываете ли вы несколько документов или несколько коробок файлов, технология предлагает множество вариантов перехода на безбумажный документ. Просто выберите тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям. И не забудьте сделать более одной цифровой копии каждого документа, прежде чем уничтожать оригинал.

Выиграйте праздники с помощью путеводителей по подаркам PopSci

Делать покупки для кого-нибудь? Рекомендации команды PopSci по подаркам к праздникам означают, что вам никогда не придется покупать еще одну подарочную карту в последнюю минуту.