9 функций Gmail, которые помогут вам выйти из папки «Входящие» и вернуться к работе

Несмотря на то, что электронная почта является центральным звеном большей части нашей работы, она может стать настоящим убийцей производительности. Все борются за ваше внимание в любое время дня, и этот маленький значок непрочитанного письма насмехается над вами, пока вы не сдадитесь и снова не откроете свой почтовый ящик, чтобы посмотреть, что происходит. Это, конечно, прерывает ход вашей реальной работы.

Я раб значка уведомлений, как и все остальные. В идеальном мире я бы научился продолжать работать и работать с электронной почтой, когда у меня действительно есть время между другими задачами. Но это не так просто, как кажется. Поэтому вместо того, чтобы изменить свое поведение, я изучил некоторые приемы Gmail, которые помогут мне тратить меньше времени на электронную почту и больше на работу.

Приостановите входящие сообщения Gmail, чтобы прекратить поток уведомлений

Да, вы можете просто закрыть вкладку электронной почты, но, скорее всего, вам действительно нужен доступ к некоторым сообщениям для работы. В этом случае вам понадобится надстройка Gmail под названием Входящие Пауза. Установите расширение в свой браузер, и вы увидите большое Пауза Кнопка на левой боковой панели Gmail — нажимайте ее всякий раз, когда вам нужно остановить входящие сообщения. Не волнуйтесь, вы ничего не пропустите и можете пропустить определенных отправителей, если ожидаете чего-то срочного.

(Связано: 9 расширенных поисковых запросов в Gmail, которые помогут найти то, о чем вы даже не подозревали, что пропустили)

Если вы не хотите устанавливать стороннее расширение для этой задачи, есть другие обходные пути, которые могут помочь. Если вам нужен доступ только к старым сообщениям и вы хотите, чтобы любые онлайн-отвлечения не отвлекали вас, вы можете, например, использовать Gmail в автономном режиме. Просто нажмите кнопку значок шестеренки в правом верхнем углу экрана нажмите Посмотреть все настройки, и выберите Не в сети вкладка. Там установите флажок рядом с Включить офлайн-почту и закончить с Сохранить изменения. Эта функция позволит вам просматривать электронную почту, даже если вы полностью отключены от Интернета. (Конечно, это работает только в том случае, если вам не нужен остальной Интернет для работы).

Иногда полное отключение Интернета может оказаться чрезвычайно полезным для повышения производительности. Скриншот: Gmail

Вы также можете настроить свою учетную запись Gmail с помощью стороннего почтового клиента, например Тандерберд или Apple Mail. Это позволит вам открыть приложение и перевести его в автономный режим, когда вам захочется немного покоя, чтобы вы могли продолжать пользоваться Интернетом, пока ваша электронная почта остается замороженной. Просто зайдите в Gmail Настройки, пойти в Пересылка и POP/IMAP вкладка, найти IMAP-доступи установите флажок рядом с Включите IMAP. Это позволит этим настольным программам получить доступ к вашей электронной почте.

Отложите неважные письма на потом

Непрочитанные электронные письма, находящиеся в вашем почтовом ящике, могут быть ужасно пугающими. Скриншот: Gmail

Несмотря на советы экспертов по продуктивности, мой почтовый ящик одновременно служит списком дел. (Эй, я не единственный.) У меня это просто работает: непрочитанные электронные письма служат постоянным напоминанием о том, что что-то требует действий.

Однако не все эти задачи требуют немедленного ответа, и меня раздражает то, что они остаются непрочитанными в моем почтовом ящике. Кроме того, из-за них сложнее увидеть срочные дела. Для этого кнопка «Отложить» в Gmail стала моим новым лучшим другом: на рабочем столе наведите указатель мыши на нужное сообщение и нажмите кнопку «Отложить». маленький значок часов которое появляется справа, или щелкните письмо правой кнопкой мыши и выберите Вздремнуть. На мобильном телефоне сдвиньте неоткрытое сообщение влево или вправо, в зависимости от вашей личной конфигурации.

При откладывании электронное письмо удаляется из вашего почтового ящика до указанного вами времени — скажем, завтра утром, когда у вас будет свободное время, чтобы назначить встречу с механиком. Таким образом, вы сможете сохранять чистоту и отсутствие беспокойства, одновременно заботясь о том, что действительно важно в данный момент.

Запланируйте отправку писем в наиболее подходящее время

Эту маленькую стрелку рядом с кнопкой «Отправить» часто игнорируют, но она может облегчить вам жизнь. Скриншот: Gmail

Работа с электронной почтой по мере ее поступления редко бывает продуктивным использованием вашего времени. Лучше организовать несколько сеансов электронной почты (скажем, раз в пару часов) и собрать все одним куском. Таким образом, вы не будете постоянно прерывать свой темп работы несвязанной задачей.

Проблема в том, что трудно точно рассчитать время сеансов входящих сообщений для каждого электронного письма. Gmail Расписание Кнопка позволяет вам написать электронное письмо, когда вы хотите, и запланировать его отправку позже, чтобы оно пришло именно тогда, когда вы этого хотите.

После того, как вы написали электронное письмо и выбрали его получателя, нажмите кнопку стрелка вниз справа от Отправлять кнопку, затем нажмите Расписание отправки. Gmail предложит вам три заранее заданных времени: завтра днем ​​и утром понедельника. Если ничего из этого не работает, вы можете нажать Выберите время и датуи используйте появившийся календарь, чтобы выбрать точный момент, когда ваше сообщение должно достичь места назначения. Завершите, нажав Расписание отправки. В приложении Gmail процесс аналогичен: просто нажмите значок три точки в правом верхнем углу экрана и выберите Расписание отправки.

Ваши запланированные сообщения будут ждать на главной боковой панели Gmail в течение Запланированное папка. Если вам нужно внести изменения или отменить какое-либо из них, вы можете найти их все там.

Хватит тратить время на набор текста

Когда вы зарегистрируетесь в лабораториях Google Workspace, вы увидите это меню в каждом новом окне сообщения. Скриншот: Gmail

Может показаться глупым сказать, что «написание электронной почты — это пустая трата времени», но в эпоху автоматизации это правда. Gmail имеет ряд функций, которые помогут вам быстрее создавать сообщения и вернуться к реальной работе.

Шаблоны существуют уже много лет, хотя раньше их называли «заготовленными ответами». Они позволяют вам сохранять определенные блоки текста, которые вы часто используете, и вставлять их в любое электронное письмо несколькими щелчками мыши. Например, вы можете использовать их, чтобы ввести свой адрес или отправить ответ на вопрос, который вам задают каждый день.

Если у вас есть учетная запись Google Workspace (например, через вашего работодателя или образовательное учреждение), вы можете создать шаблон, открыв новое сообщение, введя текст, который хотите сохранить, и нажав кнопку три точки в правом нижнем углу вашего сообщения. В появившемся меню наведите курсор на Шаблоны и выбери Сохраните черновик как шаблон. Затем, создавая ответ на электронное письмо, вы можете перейти в то же меню и вставить текст из любого шаблона — вы сможете узнать его по теме.

Smart Compose в Gmail — еще одна полезная функция, доступная для всех пользователей. Этот инструмент предскажет, что, по его мнению, вы собираетесь напечатать, и отобразит остальную часть предложения серым текстом. Вы можете нажать Вкладка чтобы завершить прогноз, и продолжайте печатать. Если вы отключили эту функцию — я понимаю, она отвлекает — вам следует попробовать еще раз. Как только вы к этому привыкнете, вы удивитесь, как быстро вы сможете просмотреть некоторые сообщения. Если вы хотите вообще не печатать, вы можете выбрать одну из фишек ответа Gmail, которую вы можете увидеть при ответе на электронное письмо. Эти варианты, сгенерированные искусственным интеллектом, могут быть всем, что вам нужно, поэтому вы можете выбрать одну из трех в основном безобидных фраз, таких как «Звучит хорошо!» или «И вам хороших выходных!» и ударил Отправлять.

Google недавно интегрировал свой Платформа искусственного интеллекта, Бард, в веб-версию Gmail. Если вы подписались на Лаборатория Google Workspaceвы можете включить Дуэт ИИ— экспериментальный составитель электронной почты с искусственным интеллектом, который напишет за вас ваше сообщение после того, как вы дадите ему подсказку. Чтобы зарегистрироваться, вы можете посетить сайт Лаборатории Google и решите присоединиться к лаборатории Workspace.

Вы можете попросить искусственный интеллект Google предоставить более изысканный или формальный текст. Вы также можете просто попросить его использовать меньше слов. Скриншот: Gmail

Как только вы это сделаете, при создании новых сообщений Gmail появится многоцветная панель навигации — нажмите Помогите мне написать для начала, а затем напишите подсказку. Вы можете попробовать что угодно, например «составить поздравление с праздниками для потенциального клиента» или «электронное письмо с извинениями учителю моего ребенка после того, как он укусил классного питомца». Ударять Создавать чтобы увидеть результаты. Вы также можете попросить Duet AI предоставить вам второй черновик, нажав Воссоздатьили запросите изменения — нажмите Уточнить а затем выберите Формализовать, Разрабатыватьили Сократить. Когда вы видите что-то, что вам нравится, нажмите Вставлять чтобы добавить сообщение в основной текст. Помните, что ИИ допускает много творческих и фактических вольностей, поэтому вам нужно убедиться, что все выглядит хорошо и точно, прежде чем вы нажмете Отправлять.

Наконец, вы можете использовать функцию нескольких подписей Gmail для переключения между различными подписями в зависимости от того, кому вы отправляете электронное письмо. Просто зайди в Настройки, и под Общийпрокрутите вниз до Подпись и нажмите Создавать новое. Когда у вас будет все необходимое, нажмите кнопку значок ручки в Сочинить окно для переключения между ними.

Отключение отвлекающих сообщений электронной почты

Иногда вам просто нужно перестать получать уведомления об определенных цепочках сообщений. Скриншот: Gmail

У меня есть друзья и родственники, которые любят заводить длинные переписки по электронной почте с участием нескольких человек, обмениваясь глупыми шутками, политическими дебатами или другой бессмысленной тратой времени. К сожалению, невозможно полностью покинуть тему, не требуя, чтобы кто-то перевел вас в BCC. Но Gmail предлагает следующую лучшую вещь: Немой функция, которая предотвращает появление цепочки в вашем почтовом ящике при поступлении новых сообщений.

(Связано: новые макеты электронной почты Gmail придадут всем вашим сообщениям атмосферу информационного бюллетеня)

Чтобы отключить обсуждение в Gmail, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите Немой-вот и все. Дальнейшие сообщения по-прежнему будут помечены как непрочитанные, но они вообще пропустят папку «Входящие» и попадут в недра вкладки «Вся почта», и их никогда не увидят, если вы не выполните поиск. Таким образом, вы сможете просмотреть эти обсуждения позже, если захотите, и даже включить их звук, если они станут актуальными.

Эта история была обновлена. Первоначально оно было опубликовано в 2020 году.